Важная часть кадрового делопроизводства – правильная подготовка передача документов в архив и организация их хранения. В такой документации сохраняется вся история взаимоотношений между работником и работодателем, поэтому она должна храниться в течение всего установленного срока в надлежащем порядке. Государственные ведомства обязательно проверяют состояние архивов в организации, контролируют правильность хранения документов для их защиты от повреждений.
Читайте, в чем заключаются основы архивного хранения кадровых документов, какие сроки и правила нужно учитывать работодателю, чем поможет использование системы КЭДО.
Что относится к кадровым документам?
Прежде всего, нужно разобраться, какие именно бумаги организации считаются кадровыми документами и нуждаются в специальных условиях для длительного хранения. Федеральное законодательство устанавливает следующий перечень кадровой документации:
- Личные дела сотрудников и их личные карточки;
- Трудовые книжки;
- Ведомости с указанием начисленной заработной платы;
- Трудовые договоры с сотрудниками;
- Табели учета рабочего времени персонала;
- Документы, подтверждающие установление персональных окладов и различных надбавок к ним. Впоследствии эта информация может использоваться при расчете пенсии бывшего сотрудника;
- Документация о работе сотрудника под воздействием вредных или опасных условий. Большие сроки такой работы даю право на более ранний выход на пенсию – для этого применяется «теплая» и «горячая» сетка расчета пенсионного стажа;
- Документы по награждению персонала;
- Документация по воинскому учету. Она должна контролироваться военкоматами;
- Списки сотрудников-льготников по различным основаниям;
- Документация по оформлению командировок и служебных поездок.
Все перечисленные документы входят в группу документации по личному составу. Она должна храниться в организации в течение всего установленного срока. Утеря или порча таких документов может привести к серьезным неприятностям как для бывшего или нынешнего сотрудника, так и для самой организации. Безопасное и надежное хранение кадровых документов обеспечит модуль «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Одним из способов решения проблемы с накоплением большого объема бумажных документов станет перевод документооборота в электронную форму. Это позволит не только освободить помещения от бумажных документов, но и гарантирует их правильное хранение. Поиск новой цифровой версии документа занимает всего несколько секунд.
Сколько времени должна храниться архивная документация?
Соблюдение сроков хранения архивов помогает предотвратить неприятные ситуации, когда из-за утери документов сотрудник не сможет доказать факт трудоустройства в организацию и продолжительность работы. Чтобы этого не допустить, нужно соблюдать следующие сроки хранения:
- Если документы по личному составу были созданы до 2003 года, то срок хранения для них составляет 75 лет;
- Если они создавались после 2003 года, то срок архивного хранения будет уменьшен до 50 лет.
Такая норма установлена статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для некоторых видов документации сроки хранения вообще не устанавливаются: например, это касается личных дел руководителей.

Когда срок действия документа приходит к концу, необходимо подготовить акт об уничтожении. В него вносится список всех видов документации с истекшими сроками хранения. На практике отследить срок хранения каждого документа в отдельности невозможно. Чтобы периодически освобождать в архиве место, проводится периодическая экспертиза, в результате которой выявляются все бумаги, которые больше не должны храниться и подлежат уничтожению.
Сроки хранения отдельных видов кадровой документации
Помимо базовых требований, установленных федеральным законодательством, можно перечислить несколько дополнительных условий по срокам хранения, установленным для конкретных видов документации:
- Табели и журналы учета рабочего времени хранятся в организации в течение 5 лет, после завершения этого рока их можно передавать на уничтожение. Однако есть исключение: если сотрудник работал с вредными или опасными условиями труда, документация должна храниться положенные 75 лет при получении до 2003 года и 50 лет – после 2003 г. Это необходимо, чтобы работник мог подтвердить условия ля получения досрочной пенсии.
- Правила трудового распорядка отправляются в архив после получения новой версии и хранятся в течение года, после окончания срока они подлежат уничтожению.
- Графики предоставления отпусков сотрудникам должны храниться в архиве в течение 3 лет.
- Штатные расписания должны храниться в организации постоянно по месту разработки, а в других компаниях – в течение 3 лет после замены.
- Личная документация сотрудников, в том числе аттестаты, дипломы, трудовые книжки должны храниться в организации до востребования. Если же бывший сотрудник за ними не обращается, они должны храниться в организации в течение 75 лет при размещении в архиве до 2003 года или 50 лет – после.
- Отчеты сотрудников о проведенных командировках должны храниться в течение 5 лет.
- Документация, подтверждающая факты расследования несчастных случаев на производстве, должна храниться в течение минимум 45 лет.
Таким образом, в течение десятилетий требуется хранить только самую важную документацию, отсутствие которой может серьезно негативно повлиять на жизнь бывшего работника. Если же она представляет собой ранее разработанные локальные нормативные акты, они могут быть уничтожены намного раньше: для этого предусмотрено всего 1-5 лет после их замены на новые. Этот срок нужен на случай возникновения трудового спора между работником и работодателем, документы помогут восстановить истинную объективную картину.

Как правильно хранить кадровую документацию? Основные требования
Документы по личному составу должны храниться отдельно от других видов документации, используемой на предприятии. Например, для этой цели можно выделить специальный сейф или стеллаж в безопасном закрывающемся помещении. Необходимо ограничить доступ посторонних в архив: все кадровые документы содержат персональные данные, предприятие обязано обеспечить их сохранность и конфиденциальность. Для этого рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. В архиве нужно обязательно предусмотреть наличие системы пожаротушения и аварийной сигнализации. Случайное возгорание способно причинить непоправимый ущерб. Если документы будут полностью уничтожены раньше срока, это грозит серьёзными негативными последствиями и самому работнику, и организации, которая не обеспечила защищенное хранение.
Предусмотрены следующие правила организации архива и хранения бумажных версий документов:
- Архивное хранение должно быть организовано в специально подготовленном помещении с нормальным уровнем влажности. Например, запрещено располагать архивы на чердаке или в подвале здания, так как такие условия могут привести к быстрому уничтожению документации естественными природными факторами.
- Оптимальный температурный уровень в помещении архива — 17—19 °C. Более высокие или более низкие температуры могут негативно повлиять на состояние документации.
- Норма относительной влажности воздуха в таком помещении доставляет 50-55%. Нежелательно допускать более высокую влажность: она будут негативно влиять на состояние бумаги, и это может быстро привести документы в негодность.
- Помещение должно быть максимально защищённым от прямых солнечных лучей. При длительном воздействии солнечного света бумаги быстро начнут разрушаться, что приведет к негативным последствиям.
Маленьким организациям бывает сложно выделить целое закрытое помещение для хранения архивной документации. В этом случае бумаги можно передать на ответственное хранение сторонним фирмам на платной основе.
Что делать с архивами в случае закрытия организации?
Бизнес может просуществовать совсем недолго: предприятия по разным причинам закрываются, однако работодатель все равно несет ответственность за сотрудников, в том числе в области организации архивного хранения документов.
Многое зависит от того, на каких условиях организация перестала существовать. Несколько распространенных ситуаций:
- ООО сменила собственника и начала работать под другим наименованием. Новая организация считается преемницей старой, поэтому ей должны быть переданы все архивы. Хранение должно быть организовано по стандартным правилам.
- Центральное подразделение предприятия принимает решение закрыть региональный филиал. В этом случае документы должны быть переданы в центральное отделение или другой вышестоящий блок в структуре фирмы. Такая проблема актуальна для крупных холдингов, которые часто меняют количество и расположение филиалов.
- Если предприятие ликвидировано полностью, не имеет преемника или вышестоящего органа, кадровые документы должны быть переданы в государственный архив.
Даже если предприятие полностью закрывается и не планирует возобновлять деятельность, необходимо обеспечить передачу кадровых документов на длительное хранение в государственный фонд.
Мнение эксперта. Нельзя передавать кадровые документы сторонним организациям, если их деятельность никак не связана с закрывающимся предприятием. В этом случае сотрудникам будет намного труднее восстановить и получить нужный документ, а само хранение может быть признано незаконным. Если предприятие перестает работать, вопрос с архивами необходимо решить строго в установленном законом порядке.

Как подготовить документацию к передаче в архив?
В конце каждого текущего и начале нового календарного года сотрудники карового отдела обязаны пересматривать документацию и передавать на архивное хранение бумаги, которые уже утратили актуальность. Подготовка к передаче в архив включает в себя следующие действия:
- В последнем квартале года подготавливается номенклатура дел: в нее нужно внести вновь заведенные дела. Номенклатура за ушедший год закрывается, об этом делается специальная запись.
- Проводится экспертиза ценности документации по личному составу. Из дел извлекаются документы временного хранения.
- Подготавливается опись документов, передаваемых на хранение. Это особенно важно, если архив большой – опись поможет быстрее найти их в случае необходимости.
- По каждому делу оформляется обложка и корешок, это аналогично упростит поиски.
- После подготовки вся документация передается на хранение.
Соблюдение правил передачи дел в дальнейшем поможет избежать порчи и утери документации. Ответственное отношение к подготовке очень важно, так как многие дела приходится искать спустя несколько десятилетий, когда бывший сотрудник предприятия обращается за пенсией. Если кадровое подразделение не сможет найти дело, могут возникнуть серьезные неприятности вплоть до судебных исков от бывшего сотрудника. Упростить процесс архивирования кадровых документов поможет модуль «Добыто. КЭДО».
Организация электронного архивного хранения дел
Чтобы избежать множества сложностей с организацией хранения бумажных документов, все больше компаний переходят на электронный документооборот. Это дает возможность не тратить большие площади на расположение архивов, создать удобную систему поиска документов, а также обеспечивать их полную сохранность на любой промежуток времени. Электронные архивы располагаются на серверах сервиса ЭДО, также можно сохранять копии на устройствах самой организации.
Создание электронной базы документов станет выгодным решением по многим причинам:
- Намного более простая работа с документами. Не нужно ничего прошнуровывать, подписывать, не придется искать пространство с подходящими условиями для размещения документации.
- Быстрый поиск нужных документов. Если бумажные версии в большом архиве нередко приходится искать часами, то электронный сервис найдет любой документ за несколько секунд. В результате исчезают риски утери и порчи документации.
- Полный порядок с распределением документов. Их не нужно будет постоянно пересматривать. Система может самостоятельно отправлять их на архивное ранение с течением времени.
Электронный архив станет выгодным решением для бизнеса любого уровня. С его помощью можно гарантировать полню сохранность документов. Сервисы ЭДО дают возможность подписывать цифровые версии бумаг электронной подписью, которая законодательно приравнена к собственноручной при соблюдении нескольких условий.

Большинство кадровых документов подписывается НЭП – неквалифицированной электронной подписью. Она выдается приложением без посещения удостоверяющего центра, ее можно будет использовать для большинства видов кадровой документации.
Можно ли полностью перейти на электронный документооборот?
Возможности электронного хранения кадровых документов в России только начинают расширяться. Пока что полностью перейти на цифровой документооборот нельзя, так как для некоторых документов запрещено использование цифровых копий. Например, это касается заявлений на увольнение сотрудников или актов о расследовании несчастных случаев на производстве. Такие меры введены для защиты интересов работников: бумажные версии документов пока остаются самыми надежными.
Однако ситуация постепенно меняется: цифровые версии документов намного быстрее принимаются контрагентами, их можно пересылать сотрудникам, работающим удаленно. Не менее важным плюсом является возможность передавать их в архив на длительное хранение и при этом полностью исключать риски кражи, потери, механического повреждения в результате неправильного хранения.
Сервисов электронного документооборота становится все больше. Это помогает предприятиям найти подходящего партнера для организации взаимодействия с контрагентами и своими сотрудниками.
Заключение
Архивное хранение документов дает возможность сберечь важную информацию до момента, когда она может понадобиться.
Кадровая документация должна храниться в организации сроком до 75 лет – это позволяет избежать претензий со стороны бывших сотрудников, которые когда-то работали на предприятии. Им необходимо точно знать трудовой стаж, а также подтвердить наличие вредных или опасных условий.
Электронные сервисы для работы с документами и их архивного хранения открывают широкие возможности и гарантирует их полную сохранность. Достаточно выбрать подходящий сервис и решить вопрос с получением электронной подписи.