Любое предприятие должно организовать систему документооборота: создания, редактирования, согласования и исполнения документов, которые регламентируют все бизнес-процессы. До недавнего времени такие документы создавались только в традиционном бумажном формате, что становилось причиной многочисленных сложностей. Бумага может потеряться при длительном согласовании между отделами, также могут возникнуть проблемы с поиском ответственного лица при исполнении приказа или распоряжения. Чем крупнее организация, тем сложнее организовать в ней слаженную работу со множеством бумажных документов. Решением проблемы все чаще становится внедрение системы электронного документооборота – СЭД.
Читайте, что такое документооборот СЭД, как он применяется в кадровом делопроизводстве, в чем заключаются особенности работы с системой, как ее внедрить в компании.
Что собой представляет СЭД?
Система электронного документооборота – это программа, в которой создаются, редактируются, согласуются документы. Законодательство допускает переведение в цифровой вид практически всех бухгалтерских документов и большинства кадровых, это значительно сокращает выполнение рутинных ежедневных операций. Предприятие может разработать такую программу самостоятельно, но намного проще использовать уже готовое «коробочное» решение с возможностью интеграции с «1С».
Большинство СЭД имеют стандартный набор функций и отличаются только некоторыми дополнительными опциями. Такие программы позволяют выполнять следующие операции:
- Формировать различные виды документов. Это договоры, счета-фактуры для контрагентов, приказы, распоряжения, инструкции для внутреннего пользования и многое другое. Во многих программах уже созданы шаблоны документации – это позволяет не составлять документ с нуля, а воспользоваться готовым образцом. Это существенно экономит время.
- Вносить в документы изменения. Редактирование может проводиться одним или несколькими сотрудниками: например, при реализации проекта можно предоставить доступ к работе группе специалистов.
- Проводить согласование, в том числе многоступенчатое. Некоторые программы дают возможность выстроить маршрут согласования: документ проходит между отделами, получает одобрение всех ответственных лиц, после чего принимается к исполнению. Этот процесс занимает намного меньше времени, чем работа с привычными бумажными документами.
- Организовать хранение документации. Программа предусматривает наличие цифрового архива: данные не только хранятся на компьютерах сотрудников, но и отправляются на сервер компании-провайдера. В результате им будет гарантирована защита от потери или случайного уничтожения.
- Ограничение права доступа к документации. Это важная часть системы корпоративной безопасности. Программа поможет исключить несанкционированный доступ к данным.
- Подписание с помощью электронной цифровой подписи. Это позволяет придать цифровым версиям юридическую силу и приравнять их по значимости к бумажным документам.
Все перечисленные возможности реализованы в модуле «Добыто. КЭДО», который разработан специально для кадрового делопроизводства.
Мнение эксперта. При выборе СЭД стоит обратить внимание на различные полезные дополнительные возможности, которые будут упрощать и ускорять документооборот. Например, некоторые программы позволяют не только устанавливать маршрут согласования документа, но и назначать ответственных лиц по каждому этапу, а также собирать аналитические данные по исполнению поручения. Личная ответственность специалистов повышает результативность бизнес—процессов.
Как работает электронная цифровая подпись?
Одно из обязательных условий использования СЭД является получение электронной подписи для руководителя и сотрудников, занимающих ключевые должности в организации: главный бухгалтер, коммерческий директор и т.д. Такая подпись предназначена для подтверждения подлинности цифровой версии документа: после ее установки уже нельзя будет вносить изменения, цифровая подпись по значимости равна собственноручной.
Цифровая подпись представляет собой уникальный числовой код. С помощью программы он ставится на электронную версию документа, что говорит о его создании и принятии к исполнению. С этого момента изменения уже не вносятся, скорректировать документ можно только путем издания нового локального нормативного акта.
В системе СЭД могут использоваться два основных вида подписи:
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Она может использоваться как для заполнения бумаг внутри одной организации, так и для взаимодействия с контрагентами. Однако во втором случае требуется первоначально заключить между партнерами соглашение об использовании цифровой подписи.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Это наиболее защищенная разновидность цифровой подписи. Ее можно получить только через обращение с паспортом в удостоверяющей центр, ее можно будет использовать для решения любых задач. Например, наличие такой подписи обязательно, если требуется внести результат сделки в Росреестр. Это нужно при покупке недвижимости или при проведении других особо важных операций.
Наличие цифровой подписи дает возможность руководителю возможность взаимодействовать с персоналом и контрагентами на расстоянии. Они могут находиться где угодно: цифровая версия документа, подписанная УНЭП или УКЭП, может быть доставлена через интернет в любую точку мира. Подпись требуется периодически обновлять, это поможет защититься от ее попадания в чужие руки и неправомерного использования.
Какие СЭД могут использоваться на предприятии?
Системы электронного документооборота различаются по доступному функционалу, по перечню возможностей, которые могут использоваться при работе с цифровыми версиями документов. Их можно поделить на несколько группы:
- Непосредственно системы документооборота, используемые для создания, редактирования, согласования и отправки цифровые версий документации. Это самый распространенный вариант, таких программ появляется все больше.
- Системы архивного хранения. Это специальная программа, которая позволит загружать документы в архив и обеспечивать им безопасность на много лет вперед. Информация сохраняется на рабочем месте сотрудника, также он может делать запрос и восстановить потерянный документ с помощью базы данных оператора ЭДО.
- Workflow – это более совершенная система управления информацией. Она позволяет не только организовать цифровой документооборот, но и отслеживать выполнения различных заданных процессов. Она может взять на себя часть работы персонала, в результате рутинные операции будут отнимать намного меньше времени.
- ECM-системы. Их можно назвать усовершенствованными версиями СЭД, в которых информация обрабатывается с использованием искусственного интеллекта. В результате можно более эффективно отслеживать результативность выполняемыми сотрудниками действий, контролировать ход решения поставленной задачи.
Мнение эксперта. Большинство таких систем документооборота являются многофункциональными. Это относится и к модулю «Добыто. КЭДО». С помощью приложения можно и работать с документами, и отправлять их на хранение, и организовывать взаимодействие между отделами. Это дает возможность организовать полноценный цифровой документооборот путем приобретения одной «коробочной» версии программы.
Чем отличаются дуг от друга СЭД и ЕСМ?
Система электронного документооборота – простая, понятная и удобная в использовании программа, хотя и имеющая ограниченный набор функций. ECM можно назвать более продвинутой версией электронного документооборота: она дает возможность обрабатывать все поступающие сигналы, справляться с поставленными задачами при работе с документами, а также собирать аналитическую информацию по целому ряду показателей.
Основная задача СЭД – создать документ, провести его через всю цепочку согласований и затем передать на исполнение. Документ является центральным звеном в этой цепочке, его исполнение даст возможность решить поставленную задачу.
При создании ECM системы основной цель. Было создание комфортной деловой среды, в которой могут быть задействованы несколько участников. Они совместно работают над проектом или документом: редактируют его, меняют формулировки, корректируют. После этого документ отправляется на согласование по отделам, причем этот процесс можно проследить. Назначается ответственное лицо, которое контролировать выполнение каждого шага проекта и докладывать руководителю о полученных результатах.
Мнение эксперта. Нельзя забывать, что внедрение ECM стоит дороже и требует больше времени сотрудников на обучение. На начальном этапе лучше выбрать одну из самых распространенных систем электронного документооборота и обучить сотрудников работать с ней. Только когда персонал будет готов к изменениям, можно переходить на более высокую ступень автоматизации бизнеса.
В чем преимущества внедрения СЭД?
Электронный документооборот через СЭД – это возможность внедрить новые технологии в бизнес и оптимизировать рутинные процессы. При бумажном документообороте сотрудники теряют очень много времени, заполняя бумаги вручную. Внедрение СЭД дает возможность автоматизировать многие процессы, ускорить их, а также повысить эффективность использования рабочего времени.
Использование СЭД дает предприятию целый ряд преимуществ:
- Возможность намного быстрее провести вес операции с конкретным документом. Для создания можно будет использовать шаблон, согласование проводится по заданной цепочке, в результате которой в него вносятся все требуемые изменения. После этого документ подписывается руководителем организации ил другим уполномоченным лицом и принимается к исполнению.
- Снижение затрат офиса на приобретение бумаги и различных канцелярских принадлежностей. Это выгодно и для малого бизнеса, и для крупных предприятий, так как дает возможность существенно уменьшить затраты на содержание офиса. Нужно будет также покупать значительно меньше папок, скоросшивателей, шариковых ручек, реже проводить заправку принтеров.
- Быстрая отправка документов в электронном виде. Особенно это удобно, если нужно организовать с контрагентами или удаленными сотрудниками взаимодействие в другом городе. Если раньше приходилось отправлять бумаги по почте или посылать в пункт назначения курьера для передачи, то сейчас достаточно нажатия кнопки, чтобы документы был доставлен адресату.
- Возможность постоянно собирать и анализировать информацию для принятия управленческих решений. СЭД фиксирует все происходящие события и обрабатывает данные, в результате руководитель может детально представить кто и как работает в офисе.
В целом внедрение СЭД ускоряет бизнес-процессы, что делает совместную работу команды более результативной. Система дает возможность установить ответственных сотрудников, которые будут обязаны отслеживать перемещение и согласование документа, а также исполнение поручения. Рекомендуем установить и использовать модуль «Добыто. КЭДО», который поможет решить все кадровые задачи.
Как проходит внедрение СЭД на предприятии?
Перед выбором подходящей программы и внедрения СЭД на предприятии, потребуется предварительно все обдумать и посчитать предстоящие вложения. Нужно учесть предстоящие затраты на модернизацию компьютерной техники в офисе, обеспечение стабильного доступа в интернет для всего персонала с достаточно высокой скоростью для обмена данными, подключение программы с подходящим тарифом.
Операторы ЭДО предлагают различные тарифные планы: выбор будет зависеть от количества документов и масштабов бизнеса. Начинающее предприятие с небольшим количеством сотрудников может выбрать стартовый тариф, он будет относительно невысоким. Крупной организации приходится выбирать дорогостоящие корпоративные предложения, однако они будут уже адаптированы к особенностям крупного бизнеса.
Процесс внедрения СЭД на предприятии можно разделить на несколько этапов:
- Проведение анализа и расчетов, изучение бизнес-регламента организации. Это даст возможность заранее представить, как будет работать система и какие предстоят затраты.
- Разработка нормативной базы на предприятии. Нужно будет разработать положение о переходе на электронный документооборот, в нем прописываются все условия его ведения. Потребуется оповестить персонал, ознакомить сотрудников с Положением и Приказом об ЭДО.
- Заключение договора с оператором СЭД о сотрудничестве. По российскому законодательству запрещено отправлять напрямую контрагенту электронные счета-фактуры и другие бухгалтерские документы. Все расчеты проводятся только через оператора, который обязан контролировать правильность удостоверения документов с помощью цифровой подписи, а также следить за соблюдением законности.
- Подготовка рабочих мест к внедрению ЭДО. Для этого потребуется установить программное обеспечение на рабочие компьютеры сотрудников, при необходимости провести интеграцию с уже работающей на предприятии корпоративной системой документооборота.
- Тестирование СЭД определение и устранение недостатков в ее работе. При серьезных технических нарушениях потребуется обращение в техподдержку она должна быть круглосуточной.
После этого можно переходить к обучению персонала и непосредственному внедрению СЭД в бизнес-процессы на предприятии. В результате очень скоро можно будет заметить значительное ускорение решения повседневных задач и оптимизацию множества операций. Внедрение современных мультифункциональных систем дает возможность уменьшить количество офисных сотрудников, что позволит сэкономить фонд оплаты труда без потери эффективности работы предприятия.
Заключение
Документооборот СЭД – это система для создания электронного документа его редактирования, отправки, хранения и выполнения множества других операций.
Внедрение специального программного обеспечения дает возможность оптимизировать бизнес-процессы в организации, сэкономить время и деньги, создать дополнительное конкурентное преимущество. Использование СЭД на начальном этапе потребует вложений, однако они полностью окупятся повышением эффективности работы организации.
Существуют различные системы электронного документооборота, у каждой разновидности есть свое специфическое назначение. Правильный выбор по параметрам позволит сделать СЭД полезным многофункциональным инструментом для развития бизнеса.