Когда сотрудник принимает решение покинуть компанию, по законодательству РФ работодатель обязан выдать полный расчет и предоставить ряд документов. Некоторые из них являются обязательными, другие отдел кадров готовит по запросу. В этой сфере произошли серьезные изменения в 2023 году.
Читайте, что должен включать обязательный пакет документов при увольнении сотрудника, что нужно учесть при их оформлении и выдаче, чем поможет использование системы КЭДО.
Что должно выдаваться в обязательном порядке
Специалист отдела кадров делает запись, подтверждающую увольнение, в бумажной трудовой и выдает ее на руки работнику. Действия регламентированы ст. 84.1 ТК РФ. Это происходит, если не произошло перехода на электронный вариант.
Трудовая или выписка СТД-Р
Если сотрудник заполнял ранее отказ от бумажной версии, либо его трудовой стаж начинался с 01.01.2022, все необходимые для дальнейшего трудоустройства сведения предоставляются по форме СТД-Р. В документе будут отражены кадровые мероприятия за период работ у конкретного работодателя. Справка утверждена приказом №713н от 10.11.2022 Минтруда России.
Комментарий эксперта. Обращаем внимание на то, что бумажная версия может использоваться вместе с электронной. Но при условии, что работник еще не определился, какой вариант ему удобнее, можно выдать ему на руки бумажную трудовую и не заполнять СТД-Р. Электронная форма дублирует сведения о трудовом стаже. Этот вариант более удобен для ведения электронного документооборота.
При ведении бумажной трудовой книжки форма СТД-Р выдается сотруднику при увольнении только при наличии письменного запроса. Согласно ст. 62 и 66.1 ТК ее выдача в этом случае не является обязанностью компании. Отдел кадров подготовит документ по договоренности.
Расчетный лист
У работодателя не должно оставаться долга перед сотрудником по зарплате. Деньги выдаются в последний день работы. Как правило, сумма состоит из зарплаты, рассчитанной до дня увольнения и компенсации, полагающейся за неиспользованный отпуск. Также могут быть включены дополнительные выплаты. К ним относят сумму по больничному листу и выходное пособие.
Нужно помнить, что выходное пособие положено далеко не всем увольняющимся. Согласно ст. 178 ТК РФ на него могут рассчитывать только те лица, которые лишились рабочего места в связи с ликвидацией компании, либо в результате реорганизации или сокращения штата сотрудников.
Выплаты должны сопровождаться расчетным листком. Его обязательно включают в пакет документов при увольнении.
Комментарий эксперта. Оповещение о выплатах может быть выдано не только в бумажном виде. Многие компании, которые переходят на электронный документооборот, предоставляют расчетный лист на корпоративный адрес сотрудника. Также в некоторых организациях работникам выдают логин и пароль для доступа в программу, где происходит формирование заработной платы. Такой формат обмена информации не противоречит законодательству. Однако внутренние положения компании должны быть изменены.
Риски возникновения спора по поводу предоставления оповещение на email увольняющегося сотрудника могут возникнуть, если кадровый электронный документооборот не введен в действие на предприятии. Не существует обязательной формы расчетных листков. Каждая организация может разработать ее самостоятельно или воспользоваться подходящим шаблоном.
Выписка из ЕФС-1
Не позднее следующего рабочего дня после официальной даты увольнения работодатель представляет документ, подтверждающий прекращение трудовых отношений с сотрудником. Его направляют в подразделение СФР по месту регистрации компании. При заполнении формы обратите внимание на такие особенности:
- Подраздел 1.1 – указываются все сотрудника, в отношении которых были произведены кадровые мероприятия;
- Подраздел 1.2 – перечислены те работники, имеющие право на получение досрочных пенсионных выплат;
- Подраздел 1.3 – отмечены те граждане, за кого страхователь выплачивает дополнительные взносы.
Согласно письму СФР от 06.03.2023 при увольнении работник должен получить выписку из ЕФС-1. Однако месяцем позже 10.04.2023 было выпущено новое письмо Минтруда РФ, которое опровергает такую необходимость. Это аргументировано тем, что вся информация о трудовом стаже сотрудника указана в СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 ее дублирует.
Комментарий эксперта. Считаем, что в этом документе речь идет об информации из Подраздела 1.1. Данные в нем дублируются с теми, что есть в трудовой книжке или СТД-Р. Но информации о дополнительных страховых взносах и о праве гражданина на получение досрочных пенсионных выплат в обеих версиях трудовой нет. Такая информация содержится в подразделе 1.2 и разделах 2 и 3 ЕФС-1.
Для предотвращения рисков возникновения споров работодателю следует предоставлять увольняющемуся сотруднику выписку из ЕФС-1. Специалистам отдела кадров важно не забыть подать данные отчета в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Выписка из 3 раздела РСВ
Отчет содержит информацию о физическом лице и выплатах, в том числе тех суммах, которые подлежат обложению взносами. Документ следует заполнить за период с начала квартала по дату увольнения. Форма выписки размещена в Приложении 1 к приказу ФСН от 29.09.2022.
Персонифицированные сведения
Отчет появился в 2023 году. Он содержит личные данные и сумму начисленных выплат. Выписка стала полноценной заменой ежемесячного отчета СЗВ-М в ПФР, который был отменен. Период за который оформляется документ – текущий месяц.
Предоставленные сотрудником документы на хранение
К ним относят дипломы об образовании, военные билеты у мужчин, оригиналы СНИЛС. Если этого не сделано, то документы будут подлежать уничтожению. В период предоставления гражданину рабочего места работодатель может хранить его официальные документы только при условии получения письменного согласия. Если его нет по каким-то причинам, а документы или их копии хранятся в отделе кадров, то организация не соблюдает закон о персональных данных.
Если у работодателя хранились справки с предыдущих мест работы, то он не обязан возвращать их оригиналы по запросу сотрудника. При увольнении работник может сделать запрос на предоставление ему любых документов, которые непосредственно связаны с его работой.
Что можно запросить
При отсутствии заявления от увольняющегося работодатель может не предоставлять некоторые документы. Это нужно учитывать обеим сторонам при прекращении трудового сотрудничества.
Копия приказа
Работник должен оставить письменное подтверждение о том, что он ознакомлен с приказом об увольнении. Он также может попросить передать ему заверенную копию документа. Ее можно использовать при появлении споров с компанией, предоставлявшей рабочее место.
Справка о доходах
В 2021 году отменили справку 2НДФЛ. Вместо нее в бухгалтерии можно запросить другой документ, в котором указаны доходы и суммы, подлежащие уплате налогов. По сути, он содержит ту же информацию, что была указана в 2-НДФЛ. Найти форму справки можно в приложении №4 к приказу ФНС, вступившему в силу 15.10.2020.
Новая форма справки стала частью формы 6-НДФЛ. Документ стал действовать с 1 квартала 2023. Приложение со справкой о доходах и суммах налога физических лиц перенесено без каких-либо существенных изменений.
Справка о зарплате
В 2013 году приказом Минтруда была утверждена форма справки о сумме среднего заработка. Приказ вышел под №182н, документ получил одноименное название: справка 182н. Ее предъявляли новому работодателю для расчета больничных листов и пособий.
С 1 января 2023 года она была отменена. Чтобы новому работодателю получить информацию о размере заработной платы сотрудника на предыдущем месте работы, ему нужно отправить запрос в СФР через СЭДО. При составлении запроса следует указать период, равный двум календарным годам.
Фонд отвечает на запросы не всегда оперативно. На практике фонд располагает не всеми данными, которые необходимы для расчета выплат. Если информация не будет предоставлена новому работодателю по запросу, расчет по больничному листу будет составлен с учетом МРОТ.
Справка о среднем заработке
Выписка может понадобиться для постановки на учет в центре занятости. Единой формы не существует. В каждом регионе центры занятости имеют право утверждать свою форму. Перед подачей запроса можно уточнить этот вопрос в конкретной организации, в которую гражданин будет обращаться с целью поиска новой работы или получения пособий.
Другие справки
При запросе увольняющимся сотрудником других документов работодатель вправе решать: выдавать их или нет. Если указанные сведения связаны только с личными данными гражданина и его условиями работы, то желательно выдать запрашиваемые справки. К примеру, нельзя отказывать в предоставлении трудового договора или приказа о переводе сотрудника на новую должность внутри компании.
По закону нельзя передавать документы, в которых присутствуют персональные данные других граждан. Специалист отдела кадров должен сделать выписку из запрашиваемого документа с данными конкретного сотрудника.
Комментарий эксперта. Рекомендуем обратить внимание, что работодатель имеет полное право не выдавать по запросу нормативные акты, действующие внутри компании. К локальным документам относится должностная инструкция или положение об оплате труда. После увольнения в них сотрудник не нуждается, потому что не имеет к организации никакого отношения.
Когда нужно выдавать
Справки, которые считаются обязательными к выдаче, должны быть переданы сотруднику непосредственно в день увольнения. Остальные документы можно отдать не позднее 3 дней после даты, когда поступил запрос. Выдача бумаг на руки должна быть письменно зафиксирована. Пакет документов передают по описи или акту приема-передачи. Работодателю желательно получить расписку о получении.
В случае если по каким-то причинам передать пакет документов невозможно, нужно направить уведомление о пересылке бумаг по почте. Работодатель нарушает закон, оставляя у себя справки и выписки. После составления уведомления компания освобождается от несения ответственности.
Если работник не явился в положенный срок за документами, он должен написать письменное уведомление. Форму СТД-Р ему могут направить по email, если в компании принят электронный документооборот. Также каждый работник имеет право выбрать удобный способ получения документов.
Чем грозит задержка выдачи
Если справки и другие документы не будут выданы в положенный по закону срок, работодатель нарушит трудовое законодательство. Согласно статье 5.27 КоАП индивидуальный предприниматель должен будет заплатить штраф в размере 1-5 тыс. руб. Для организации выплаты составят 30-50 тыс. руб.
Если вовремя не выдали трудовую книжку, сотрудник получит от бывшего работодателя компенсацию – в размере суммы, которую он не смог заработать. Это правило регламентируется статьей 234 ТК РФ. Однако для вступления закона в силу гражданину нужно обратиться в суд и представить доказательства, что отсутствие документа помешало ему устроиться на новое место работы. Также следует указать, что он неоднократно обращался к работодателю с целью получить документ обратно.
При условии, что суд примет сторону работника, период между днем увольнения и получением на руки трудовой признают вынужденным прогулом. За него бывший сотрудник получит выплату исходя из среднего заработка. Помимо этого, гражданин может потребовать возмещение морального ущерба, который был нанесен произошедшей задержкой.
Когда не применяют КЭДО
Электронный документооборот имеет весомые преимущества по сравнению с бумажным. Он позволяет существенно экономить временной ресурс. Специалистам отдела кадров не нужно тратить время на печать документа, его передачу адресату и подписание. Процесс занимает несколько секунд.
КЭДО значительно экономит бюджет компании. Не понадобится выделять особое место для хранения кадровых документов. При этом электронные версии имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Их необязательно распечатывать. Вся информация хранится в компьютере. Составление локального акта поможет определить список документов, которые могут применяться в электронном документообороте компании. Среди них находится большинство кадровых бумаг.
Отличительной характеристикой КЭДО является минимизация ошибок. Мала вероятность потери документов, оформленных в электронной форме.
Но иногда недопустимо применение кадрового электронного документооборота. Согласно письму Минтруда от 12.01.2023 ряд документов отдаются лично в руки:
- трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях, произошедших на производстве;
- распоряжения и приказы об увольнении;
- инструктажи по охране труда (подтверждение их прохождения).
От министерства было получено пояснение, что исключение было сделано с целью защиты прав сотрудников. К примеру, изъятие приказов об увольнении из электронного документооборота не допускает изменение соглашений в одностороннем порядке.
В данный перечень не входит отзыв заявления об увольнении. В этом случае работодатель имеет полное право применять КЭДО.
Электронная версия трудовой книжки СТД-Р не предполагает наличие электронного носителя. Предоставление сведений о трудовом стаже застрахованного лица происходит разными способами:
- через Кабинет страхователя;
- оператора связи;
- Клиентскую службу органа ПФР.
Если работник выявит недостоверную или неполную информацию в СТД-Р, он должен известить об этом работодателя в письменной форме. Организация на основании полученного заявления обязуется внести все необходимые изменения и представить их в СФР.
Ответственность работодателя
В каких случаях компания нарушает трудовое законодательство:
- задерживая выдачу трудовой книжки или не предоставляя запрошенные сведения о трудовой деятельности при увольнении сотрудника;
- когда специалист отдела кадров неправильно вносит код причины увольнения;
- при отсутствии предоставления в СФР достоверной информации, либо срыв сроков ее подачи;
- при несоблюдении порядка подачи данных в форме электронных документов.
Когда выявлены перечисленные выше нарушения, суд принимает решение об обязательной выплате среднего заработка пострадавшей стороне за период вынужденного прогула.