Отдел кадров (кадровая служба, отдел по управлению человеческими ресурсами, служба управления персоналом и др.) в компании представляет собой такое же структурное подразделение, как и бухгалтерия, архив, склад, отдел продаж. В классической организационной форме тут имеются штатные сотрудники и руководитель. Соответственно, как и с другими структурными подразделениями, компанией в целом, отделом кадров нужно управлять, и делать это максимально эффективно. Кадровики – тот же персонал, человеческие ресурсы, и от подхода к управлению этими ресурсами зависит качество работы кадровой службы.
Читайте про теоретические основы функционирования и управления отделом кадров, а также практические аспекты этого процесса, о необходимости использования современных технологий и электронных ресурсов.
Организационные формы кадровой службы
Выделяют 3 основные организационные формы функционирования кадровой службы в компании:
- Самостоятельное структурное подразделение с собственным руководителем или без него, подчиняющееся непосредственно руководству компании.
- Отдельный сотрудник, выполняющий функции кадровой службы – кадровик, HR-менеджер.
- Сотрудник, совмещающий несколько должностей – секретарь, бухгалтер.
Как показывает практика, независимо от организационной формы до 40-50 % компаний не уделяют должного внимания управлению человеческими ресурсами – как самой кадровой службой, так и остальными сотрудниками, которыми эта служба должна управлять. В результате устаревших подходов, доставшихся в наследство со времен СССР, некоторые предприятия и компании используют отдел кадров исключительно для решения следующих задач:
- Документальное оформление движения персонала – прием на работу, увольнение, совмещение, перевод, повышение по службе и пр.
- Формирование отчетности для контролирующих органов (СФР, Службу занятости, Росстат, налоговую, военкомат).
- Разработка проектов локальных нормативных актов.
- Кадровый документооборот.
Редко когда в функции кадровика входит адаптация сотрудников, управление обучением, оценка профессиональных навыков и личных качеств сотрудников для формирования кадрового резерва, развития потенциала сотрудников. А ведь это уже основа, базовые задачи управления персоналом. Впрочем, нужно сразу сделать оговорку, что выше идет о небольших и средних по численности персонала компаниях, в которых не предусмотрено отдельное HR подразделение – т.е. о таких организациях, где функции управления персоналом должны быть делегированы кадровикам. Эти процессы можно автоматизировать в модуле «Добыто. КЭДО».
Одной из ключевых проблем управления отделом кадров является слишком широкая сфера влияния руководителя компании, когда он не только формулирует цели и задачи компании, но и единолично принимает решения по тем вопросам, которые, мягко говоря, его не касаются – в т.ч. по кадровым вопросам. В итоге кадровая служба становится неким декоративным атрибутом, обязательным подразделением, от которого ничего не зависит.
Далее рассмотрим, как осуществляется управление деятельностью отдела кадров, если, например, в компании отдельно есть HR-отдел.
Мнение эксперта. В небольших компаниях, где функции кадровой службы выполняет один специалист, основными задачами будет грамотное ведение делопроизводства и несложная мотивация персонала. Контролировать такую работу несложно, а для автоматизации процесса управления можно использовать систему кадрового электронного документооборота.
Организация работы кадровой службы при наличии HR-отдела
Если в компании есть подразделение по управлению персоналом, то при управлении отделом кадров должны решаться следующие задачи:
- Постановка задач по комплектованию компании кадрами в соответствии с целями, стратегией и спецификой деятельности предприятия, меняющимися внешними факторами.
- Оценка деятельности кадровиков по привлечению квалифицированных кадров, автоматизация рекрутинга для снижения нагрузки на кадровую службу.
- Формирование кадровой политики и стратегии компании, привлечение кадровиков к обсуждению политики и стратегии на основе аналитических данных (квалификации персоналов, уровень знаний, KPI и пр.).
- Проведение планомерных работ по обновлению научно-методического обеспечения кадровой службы, материально-технической, информационной базы, внедрение, обучение современным методам управления кадрами.
- Осуществление методического руководства, координацию деятельности кадровиков, инспекторов по кадрам.
- Контроль соблюдения сотрудниками отдела кадров постановлений правительства, федеральных законов, изменений в ТК РФ.
- Обеспечение социальных гарантий сотрудников структурного подразделения, использование системы премирования и других мотивационных систем в отношении кадровиков.
- Проведение систематического анализа работы отдела кадров, внесение предложений по улучшению деятельности.
- Переход на кадровый электронный документооборот, обучение сотрудников кадровой службы по использованию системы КЭДО.
- Внедрение дополнительного специализированного ПО, сервисов и систем, работа с онлайн-платформами для автоматизации рутинных процессов – от рекрутинга до оффбординга, от расчета отпусков до управления знаниями персонала.
Отличным решением для эффективного управления отделом кадров является модуль «Добыто. КЭДО».
Организация работы кадровой службы при отсутствии HR-отдела
В целом, организация работы, контроль и управление аналогичны, как и при наличии HR-отдела, т.е. основные функции отдела, управление кадровиками остаются прежними, но дополнительно сотрудникам нужно будет решать хотя бы минимум задач по управлению человеческими ресурсами. Важно только грамотно сформулировать цель деятельности подразделения. Выделяют следующие цели в зависимости от этапа развития бизнеса:
1. Организация бизнеса. На начальном этапе кадровая служба с функциями HR должна определять необходимость формирования команды специалистов, планировать среднесписочную численность персонала как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе, разрабатывать должностные инструкции, различные локальные нормативные акты, оформлять движение персонала. Также руководитель отдела кадров должен контролировать процесс поиска сотрудников компании в соответствии с требованиями по квалификации, опыту, навыкам. Необходимо уже с первого этапа формировать внешний кадровый резерв, т.е. нужно объяснить сотрудника кадровой службы, какой перспективный персонал требуется компании, а сделать это невозможно без четких ценностей компании, ее политики, векторов стратегического развития – вопросов, напрямую находящихся в ведении руководителя.
2. Развитие бизнеса. На этапе активного развития компании необходимо создание такой среды, где профессиональные и личностные особенности ключевых работников могли бы использоваться максимально эффективно для достижения корпоративных целей. Это касается как сотрудников самой кадровой службы, так и персонала в целом. Основные инструменты – мотивационная система, возможности развития. Нужно следить за тем, какие из разработанных кадровиками системы мотивации работают, а какие – малоэффективны. Естественно, сами себя сотрудники отдела кадров мотивировать не могут – вопрос мотивации и развития в этом случае решает руководить отдела или компании. Это может быть премирование за общий рост показателей организации, вызванных эффективной мотивационной системой.
3. Стабильное функционирование бизнеса. Тут уже формируются элементы корпоративной культуры и лояльное отношение работников к организации. Кадровик может отвечать за обучение персонала – для удобства можно внедрить недорогую LMS-систему или пользоваться бесплатными сервисами, например, Гугл Класс.
Оценка эффективности работы кадровой службы
Традиционно при оценивании деятельности структурных подразделений компании применяют систему по ключевым показателям эффективности (KPI). Для кадровой службы каждая компания может выбрать свои KPI, но чаще всего используют следующие показатели:
- Коэффициент текучести кадров. Отношение среднесписочной численности сотрудников к текущей численности, выраженное в процентах. Высокий процент указывает на проблемы с удержанием персонала, что приводит к денежным и временным потерям на поиск новых кандидатов, удовлетворяющих требованиям по квалификации, опыту, компетенциям. Сотрудники отдела кадров должны выяснить причину высокой текучести – например, посредством различных опросов, оценить эффективность действующей системы мотивации, возможности для развития и карьерного роста персонала.
- Коэффициент потерь рабочего времени. Рассчитывается как отношение разницы величины месячного планового бюджета рабочего времени и реально отработанного рабочего времени к 1 % от величины месячного планового бюджета рабочего времени. Чем выше показатель, тем меньше времени в месяц отработали сотрудники, и тем больше прибыли было упущено. Учитываются все отсутствия на рабочих местах. Для снижения рисков кадровики должны лучше планировать графики отпусков, исключая пересечения дат, перераспределять обязанности на сотрудников, в т.ч. по совместительству, если кто-то берет больничный или неоплачиваемый отпуск.
- Время закрытия вакансий. Чем больше времени уходит на поиск, оформление документов при найме сотрудника в штат на 1 вакансию, тем дороже эта вакансия обходится компании. Для снижения рисков сотрудники отдела кадров могут пользоваться системами автоматизации рекрутинга, проводить собеседования удаленно, пользоваться возможностями системы КЭДО для дистанционного оформления трудовых отношений.
- Расходы на обучение и развитие персонала. В любой компании требуется обучение сотрудников, хотя причины для этого могут быть разными. При эффективном подходе и использовании систем управления обучением, управлением знаниями, автоматизации контроля знаний расходы на учебный процесс сокращаются, а его результативность повышается. Но, если расходы на обучения недостаточны, то это грозит компании некоторыми рисками: снижение лояльности со стороны персонала, начало стагнации бизнеса.
- Количество менеджеров, достигших соответствия базовым лидерским компетенциям. Чем выше показатель, тем более сильной будет компания по отношению к конкурентам. Сотрудники отдела кадров должны провести тестирование топ-менеджеров для определения их сильных и слабых сторон. После этого составляется индивидуальный план развития сроком до 6 месяцев, после чего проводится повторная оценка. По итогам оценивания компетенции менеджера либо полностью соответствуют базовым лидерским компетенциям, либо требуют развития, и тогда составляется дополнительный индивидуальный план развития.
Функционал для оценки эффективности управления отделом кадров представлен в модуле «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Есть много других способов оценивания работы отдела кадров – по удовлетворенности сотрудников компании работой кадровой службы, по времени, затрачиваемому на базовые кадровые процессы и т.д. Руководитель отдела кадров может увидеть, какие проблемы есть с подчиненными, и принять соответствующие управленческие решения.
Автоматизация работы отдела кадров
Под автоматизацией работы кадровой службы будем подразумевать внедрение и активное использование таких систем и решений, которые позволяют сократить время на рутинные процессы, минимизировать участие кадровиков в этих процессах, исключить человеческий фактор при работе с кадровой документацией. Для этого используются различные системы, сервисы и онлайн-платформы:
- Система кадрового электронного документооборота. Позволяет избавиться от бумажного документооборота – отправка документов на согласование, их подписание, утверждение занимают считанные секунды. Система оповестит о возможных ошибках при заполнении документов, формировании отчетов. Можно назначать сложные маршруты согласования (последовательные, параллельные), устанавливать для сотрудников конечный срок ознакомления с документов, его подписания электронной подписью. Нередко в системах КЭДО есть интегрированный электронный архив.
- LMS-системы. Помогают разрабатывать интерактивные курсы, обучать сотрудников с использованием не только онлайн-курсов, но и вебинаров, проводить тестирование с автоматическим оцениванием, выгружать аналитику по множеству параметров. LMS-системы упрощают процесс адаптации, обучения сотрудников, оценивания не только профессиональных навыков, но и личных качеств.
- Автоматизация рекрутинга. Функционал систем автоматизации рекрутинга может включать в себя автоматическое размещение вакансий на заданных площадках, распознавание сканов документов соискателей, назначение собеседований, включая дистанционные, проведение предварительного тестирования с автоматическим «отсевом» неподходящих кандидатов и др.
Также будут полезны и другие инструменты, позволяющие полностью избавиться от «ручной работы» при подготовке проектов документов, расчетах – например, онлайн-сервисы для составления графиков отпусков (помогут наглядно увидеть пересечения дат, рассчитать оставшиеся дни отпусков), базы знаний (быстрое получение информации о текущих изменения в трудовом законодательстве).
Мнение эксперта. Некоторые руководители считают, что в компании нужно внедрять все инновационное – хуже от этого не станет. Станет. Нет смысла оплачивать подписку на LMS-систему, вникать в тонкости работы с ней, разрабатывать курсы, тесты, если большую часть времени обучения сотрудники проводят в учебных центрах, на тренингах с приглашенными экспертами.
Заключение
- Отдел кадров, как структурное подразделение в компании, должен грамотно управляться или руководителем этого подразделения, или непосредственным руководителем компании. Сотрудники кадровой службы (HR-отдела) являются такими же подчиненными, как и работники других подразделений. Определение потребностей, мотивация, создание оптимальных условий труда и автоматизация рутинных задач – это лишь основа. При управлении отделом кадров важно уделять внимание сотрудникам, как личностям, показывать, что они – ценные кадры, без которых многие бизнес-процессы в компании оказались бы малоэффективными.
- Сотрудников отдела кадров необходимо обучать в соответствии с текущими тенденциями в сфере HR. Для этого подойдут курсы и тренинги, проводимые экспертами по HR, возможно использование LMS-систем для упрощения и удобства учебного процесса.
- Внедрение системы КЭДО – один из способов повысить эффективность работы кадровой службы. Минимизация времени, затрачиваемого на рутинные процессы, существенное упрощение документооборота, исключение ошибок, задержек со сдачей отчетов в контролирующие органы – некоторые из плюсов использования системы.