В каждой компании так или иначе требуется обучать сотрудников – новичков основному рабочему процессу, опытных сотрудников новым технологиям, работе со специализированным ПО, рядовых работников автоматизации технологических процессов и т.д. Для этих целей можно организовать посещение обучающих курсов или приглашать специалистов со стороны, которые могли бы провести учебный процесс, промежуточные и итоговые тестирования. Это лишь один из подходов. Гораздо эффективнее будет самостоятельно проводить корпоративное обучение с использованием специальных сервисов – систем дистанционного обучения.
Читайте, что такое СДО и чем оно важно для организаций, как организовать дистанционное обучение сотрудников, на что обратить внимание при выборе программ и сервисов.
Что такое система дистанционного обучения?
Система дистанционного обучения (СДО, Learning Manage System, LMS-система) – специализированный сервис (онлайн-сервис или коробочное решение), предназначенный для организации удаленного учебного процесса с целью предоставления сотрудникам доступа к знаниям. По сравнению с онлайн-платформами для обучения, предназначенных для размещения в сети интернет готовых курсов, обладают более широким функционалом – от разработки учебных программ, индивидуальных векторов развития до проведения тестирования с автоматической оценкой и анализом результатов, контролем успеваемости сотрудников.
Важно понимать, что под дистанционным может подразумеваться обучение с использование различных каналов связи и носителей информации – например, радио и телевидение, курсы на DVD и т.д. Чтобы не возникало путаницы, под СДО будем подразумевать именно электронные системы, т.е. такие системы, в которых обучение осуществляется посредством сети интернет, реже – локальной сети компании.
Если рассмотреть принцип систем дистанционного обучения на примере, то можно выделить следующее:
- В компании определяются текущие проблемы, связанные с нехваткой знаний сотрудников структурных подразделений. Например, у менеджеров по продажам возникают проблемы с клиентами – много потерянных покупателей.
- Разработка учебной программы (курса). С учетом выявленных проблем подбирается готовая учебная программа или разрабатывается «с нуля». Эту работу можно поручить кадровику, HR-менеджеру или специалисту по развитию, обучению персонала, если такой есть в штатном расписании. Нередко работодатели обращаются к сторонним специалистам из учебных центров.
- Загрузка курса в систему. В выбранной системе дистанционного обучения загружают учебную программу в заданном формате, проверяют работу, после чего информируют сотрудников о дате начала обучения (например, посредством распоряжения руководителя в электронной форме, отправленного всем сотрудникам в системе кадрового электронного документооборота).
- Обучение сотрудников. В установленные сроки работники должны завершить все этапы обучения – ознакомиться с учебным материалом в установленных форматах (текст, графика, аудио, видео), пройти промежуточные тесты.
- Итоговое тестирование и анализ результатов. Завершающим этапом будет тестирование сотрудников в автоматическом или полуавтоматическом режиме. В первом случае система сама оценивает уровень знаний, указывает на моменты курса, вызвавшие затруднения. При полуавтоматическом тестировании результаты изучает специалист, выявляет проблемные места в программе обучения, а также определяет, кто лучше и хуже справился с заданиями.
Мнение эксперта. Некоторые сервисы, позиционирующиеся в качестве систем дистанционного обучения, позволяют только загружать готовые курсы, в других можно загружать учебные программы, созданные в отдельном сервисе этого же разработчика. Более универсальными считаются СДО со встроенным редактором курсов.
Преимущества использования системы дистанционного обучения
Плюсы СДО по сравнению с оффлайн-обучением:
- Автоматизация процесса обучения сотрудников. В системе можно настроить оповещения для обучающихся – назначение курсов, напоминания о дедлайнах, уведомления о результатах тестирования. Сами тесты могут проверяться системой автоматически. Если по текущей скорости освоения материала обучающийся может не успеть к сроку, то СДО также напомнит ему об этом. Оповещения могут приходить по SMS, на e-mail работников.
- Быстрый запуск. Большинство систем дистанционного обучения представляют собой онлайн-сервисы. Не нужна установка на компьютеры компании, настройка СДО. Разработчики предлагают помощь в освоении систем – есть службы поддержки, справочные материалы, видеоуроки. Фактически, запустить собственную обучающую программу можно за 1-2 дня.
- Учеба в удобном месте в любое время. Если по программе не подразумеваются онлайн-уроки, вебинары в режиме реального времени, то работники компании могут учиться в любое время хоть с домашнего ПК при наличии доступа в интернет. Во многих системах имеются мобильные версии – можно изучать материалы хоть в дороге на мобильном устройстве. В продвинутых системах есть собственные мобильные приложения, посредством которых можно учиться и без доступа в интернет – синхронизация с сервером осуществляется сразу же после появления доступа к сети.
- Отсутствие ограничений по количеству учеников. Можно одновременно обучать сотни сотрудников из разных филиалов в различных городах и странах. Ограничение тут исключительно финансовое, поскольку тариф зависит от количества учеников.
- Индивидуальные векторы обучения. Программы можно разрабатывать как для сотрудников отделов, так и для отдельных должностей, для опытных штатных работников или новичков.
- Геймификация. Один из способов мотивации обучения – внедрение элементов геймификации в СДО. Типовые решения – таблица лидеров, баллы, игровые награды, которые можно потратить в игровом внутрисистемном магазине.
Основной функционал СДО
Конкретные функции, возможности зависят от выбранной системы дистанционного обучения, а также тарифа, но следующий функционал, как правило, является базовым:
- Управление обучением персонала. Можно разрабатывать программы для отделов, подразделений, групп, должностей в соответствии со спецификой деятельности (индивидуальные векторы развития), задавать расписание, дедлайны. Всегда можно узнать, какой именно материал сейчас изучает тот или иной сотрудник.
- Встроенный редактор курсов. Обучающие программы можно создавать в отдельных сервисах, но это неудобно. Встроенный редактор позволяет разрабатывать курс непосредственно в системе обучения персоналом – добавлять материалы в разных форматах, создавать лонгриды или разбивать на уроки с контрольными вопросами по теме, формировать единую учебную программу.
- Поддержка основных форматов учебных курсов. К основным форматам относится SCORM и Tin Can, реже встречается AICC. Кроме курсов СДО могут поддерживать загрузку пользовательских материалов – видео (MP4, FLV), аудио (MP3), текст, графика и таблицы (DOCX, PDF, XLS, PPT, HTML).
- Разграничение ролей. Как минимум, должны быть предусмотрены участники группы «Учителя» и «Ученики». В некоторых системах есть до 4-х ролей, включая администратора, разработчика курсов.
- Детализированные отчеты. Системы собирают данные по различным показателям, которые впоследствии анализируют работники L&D, HR или кадровики.
- Метод тестирования «Оценка 360». В бизнесе все больше внимание уделяют не только знаниям в трудовой деятельности, но и общему развитию сотрудников, их личностным качествам. Для этого проводится тестирование по методу «Оценка 360».
- Добавление участников (учеников). Чаще всего добавление пользователей осуществляется приглашением по e-mail, когда сотрудникам приходят уведомления на электронную почту с ссылкой для перехода и регистрации в системе (при первичной регистрации), или посредством импорта XMLS.
К дополнительным функциям, доступным обычно за отдельную плату, можно отнести следующее:
- Система прокторинга. Контроль тестирования сотрудников посредством удаленного доступа к веб-камере, рабочему столу, микрофону, клавиатуре (выгрузка в файл нажатых клавиш) во время тестирования. Автоматическая фиксация возможных нарушений, отчет после тестирования с указанием на обучающихся, которые допустили нарушения.
- Встроенная база знаний. Обычно корпоративная база знаний – это отдельный портал, где собрана вся необходимая информация в помощь сотрудникам. В некоторых системах дистанционного обучения есть встроенная база знаний, чаще предусмотрена возможность интеграции.
- Интеграция с другими системами. Это может быть интеграция с 1С, Битрикс24, Google Docs, amoCRM и др.
Мнение эксперта. Функционал системы дистанционного обучения – важен при выборе, но не менее важным является удобство СДО как для кадровиков (разработчиков курсов, учителей), так и для сотрудников (учеников). Поэтому необходимо перед приобретением услуг необходимо попробовать тестовую версию с основными функциями в реальных условиях конкретной компании, а не просто готовый пример курса с тестами, реализованный разработчиком в своей системе. Далеко не все СДО предоставляют такую возможность.
Как выбрать систему дистанционного обучения?
Каждый работодатель отталкивается от конкретных задач, которые хочет решить с помощью внедрения СДО. Общий чек-лист может выглядеть так:
- Можно ли разобраться с системой, всеми функциями и возможностями самостоятельно? Если СДО имеет сложный интерфейс, и многие инструменты не являются интуитивно понятными, то потребуется время на изучение документации и видеоматериалов, частое обращение в службу поддержки.
- Есть ли кастомизация? Под кастомизацией подразумевается гибкая настройка системы, включая интерфейс под корпоративные задачи и фирменный стиль компании.
- Удобна ли интеграция? Если необходима интеграция с информационными системами, используемыми в компании, то насколько это можно легко и быстро сделать? Нужно ли привлекать для этого технических специалистов разработчика?
- Можно ли расширить возможности системы за счет покупки и установки дополнительных модулей? Мощные системы дистанционного обучения имеют расширенный функционал, который многим работодателям не требуется, но за него придется переплачивать. Часто есть смысл в оплате базового тарифа простой системы с возможностью в дальнейшем покупать необходимые модули (например, тот же редактор курсов).
- Нужен ли встроенный редактор курсов? Менее половины СДО на российском рынке не имеют встроенного редактора курсов. Если он не требуется, то это не проблема.
- Можно ли проводить тестирование? Автоматизация тестирования – одна из основных функций, но некоторые системы не предусматривают такой возможности в своих продуктах.
- Как именно добавляются пользователи? Добавлять несколько сотен учеников в базу, указывая для каждого определенную информацию – утомительная и, в целом, бессмысленная задача. Чаще всего предусматривается импорт из XMLS или из базы данных кадров (из того же 1С, например).
- Есть ли мобильная версия? Доступ к компьютеру есть не всегда, но у каждого человека постоянно с собой смартфон. Если есть доступ к контенту с мобильного устройства, то количество сорванных дедлайнов заметно сократится.
- Предусмотрена ли система уведомлений? Получают ли пользователи уведомления по SMS или e-mail о назначении на новый курс, напоминаниях о необходимости ускориться по изучению материала, пройти тестирование?
- Есть ли обратная связь? Иногда в процессе учебы у сотрудников могут возникнуть вопросы. Если в системе предусмотрена обратная связь, то человек сможет быстро уточнить информацию, получить разъяснения. Иногда такая связь реализуется в виде системы комментирования – пользователи могут оставлять комментарии в материалах, а кадровик (сотрудник HR, L&D) просматривает вопросы и отвечает на них непосредственно в СДО.
- Есть ли возможность выдачи сертификатов непосредственно в системе? Сертификаты одновременно являются элементом геймификации (человек прошел курс, и получил подтверждение, т.е. достиг цели и забрал награду) и подтверждением уровня знаний, квалификации.
- Какие показатели отражаются в отчетах? Отчетность и аналитика – важные составляющие системы дистанционного обучения, без которых невозможно оценить как учебные материалы, так и самих сотрудников. Стандартным для коммерческих систем считается формирование отчетов по 25 показателям.
Мнение эксперта. Некоторые СДО имеют функции опросов. Это полезный инструмент, позволяющий узнать, насколько полезным, понятным оказался учебный материал, что вызвало затруднение. Но опросы можно использовать и для других целей – например, узнать о том, насколько сотрудники довольны или не довольны условиями работы, зарплатой, хотели ли они что-то изменить в производственных процессах и т.д. Никто не заставляет применять все инструменты системы дистанционного обучения только для учебы.
Заключение
- Система дистанционного обучения – мощный инструмент для корпоративного развития, повышения уровня знаний сотрудников. СДО позволяют работникам обучаться удаленно, причем – с любого устройства. Кадровики или HR-менеджеры могут легко отслеживать, какие материалы сотрудники изучают в настоящий момент, оценивать усвояемость знаний, продуктивность. Элементы геймификации таких системах только повышают мотивацию в отношении обучения. Намного удобнее и интереснее учиться, когда хочешь и где хочешь, чем посещать скучные оффлайн-занятия в учебных центрах.
- Главное при выборе СДО – оценить функциональные возможности, удобство пользования как для кадровиков, так и сотрудников. Далеко не все функции могут потребоваться компании – так зачем за них переплачивать? Не лишним будет заранее узнать, есть ли возможность установки дополнительных плагинов, добавление пользователей без перехода на новый тариф (стоимость обычно определяется по числу пользователей).