Как работает СЭДО

Аббревиатура СЭДО расшифровывается как «социальный электронный документооборот». Такая система была разработана для более быстрого и эффективного взаимодействия между СФР, работодателями и медицинскими учреждениями, которые работают со страховкой ОМС и ДМС. Внедрение такой системы позволило существенно сократить бумажный документооборот между организациями, сделать работу более быстрой и безопасной для сотрудников предприятий. СЭДО представляет собой сложную систему взаимодействия с несколькими участниками.

Читайте, в чем заключаются особенности работы СЭДО, каким компаниям актуален такой формат документооборота, что входит в состав процессов и обязательных документов системы.

Принцип работы СЭДО

Еще недавно в России существовала система выдачи листков нетрудоспособности – больничных листов, которые давали сотруднику право на оплачиваемое время до выздоровления. Позднее их заменили электронные больничные листы: появилась возможность сообщить работодателю только номер, чтобы работодатель мог послать запрос в ФСС и начать рассчитывать пособие по нетрудоспособности. Однако эта система была далека от совершенства. Например, одна ошибка при передаче номера больничного листа по телефону могла привести к отказу в оплате больничного со стороны страховой компании.

Как работает СЭДО
Использование СЭДО позволяет работать с электронными документами с компьютера, других гаджетов и технических устройств

Для устранения этих и других сложностей была разработана система социального электронного документооборота. Она позволила упростить и ускорить взаимодействие между всеми участниками процесса:

  • Как только работник обращается к врачу за медицинской помощью, врач открывает больничный. Он регистрируется в учетной системе работодателя в автоматическом режиме.
  • Учетная система самостоятельно обрабатывает информацию и передает в СФР уже готовые данные.
  • Когда больничный лист закрывается, бухгалтерия работодателя выполняет требуемые расчеты и направляет информацию в СФР онлайн.
  • СФР получает данные по расчетам, проверяет их и выплачивает гражданину положенное пособие.

Такая система выгодна для работника, так как ему не нужно собирать документы и нести их в отделение СФР самостоятельно. Все вопросы решаются онлайн, обмен информацией проходит по защищённым каналам максимально быстро. Исключается возможность кражи персональных данных, полностью устранена возможность подделки бумажных больничных листов.

Мнение эксперта. Система СЭДО позволила гарантировать, что человек в нужный момент получит положенное государством пособие. Больше не нужно лично посещать отделение налоговой инспекции или пенсионного фонда, тратить время в очередях бояться, что документы были оформлены неправильно. Все расчеты проводятся практически без личного участия сотрудника предприятия.

Как работает система СЭДО в «1С»?

Большинство российских предприятий используют программные продукты «1С» — они легко интегрируются друг с другом, обеспечивают быструю установку и внедрение в бизнес-процессы. СЭДО предназначен преимущественно для интеграции в 1С:ЗУП – этот программный продукт используется для автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

Чтобы организовать электронный документооборот между СФР, потребуется предварительно подключить модуль 1С-ЭДО, предназначенный для ведения электронного документооборота. Предварительно проводится первичная настройка ЭДО с установкой требуемых сертификатов ля безопасного обмена данными с Социальным Фондом России. Если она уже была выполнена ранее, с установкой новой программы не возникнет никаких проблем, ее можно будет быстро подготовить к работе.

Чтобы начать работу с электронным сервисом, предварительно нужно получить согласие сотрудников. Данные о медицинском обслуживании являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. На каждом этапе цепочки нужно организовать защищенное соединение, которое поможет предотвратить кружу данных. Когда сотрудник даст согласие на обработку персональных данных, в СФР от 1С:ЗУП будет автоматически приходить информация об открытии листка нетрудоспособности.

Мнение эксперта. Для начала работы с СЭДО компании предстоит выбрать компанию, которая занимается электронным документооборотом, и заключить с ней договор. Это необходимо, так как частные организации в России не могут самостоятельно передавать цифровые версии документов. При выборе оператора нужно учитывать перечень доступны возможностей, тарифы и другие факторы, от которых будет зависеть удобство обслуживания.

Где и как используется СЭДО?

Социальный электронный документооборот введен для упрощения взаимодействия граждан с государственными органами. С его помощью удалось значительно уменьшить бюрократизацию при назначении выплат по больничном листу и других пособий. После появления СЭДО медицинские работники полностью перестали выдавать бумажные больничные.

Система работает следующим образом:

  • Как только работодатель принимает на работу нового сотрудника, он должен подать о нем информацию в Социальный фонд России. Это нужно для целого ряда расчетов и надзорных мероприятий.
  • Если по каким-либо причинам сотрудник меняет личные данные, предприятие обязано направить об этом уведомление в СФР.
  • Как только сотрудник заболевает и открывает больничный, работодатель подает в СФР информацию для получения консультации.
  • СФР проверяет присланную информацию и задает уточняющие вопросы о сотрудниках. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить требуемую информацию.
  • СФР получает данные после чего оплачивает сотруднику больничный лист.

По действующей системе оплаты больничных листов, первые три дня нетрудоспособности сотрудника оплачиваются за счет работодателя, затем эта обязанность переходит Социальному фонду. Работодатель может получить электронный номер больничного листа, чтобы проверить его подлинность. Вероятность столкнуться с какими-либо неправомерными действиями при такой системе передачи информации практически полностью исключена.

Как работает СЭДО
Примерный шаблон приказа о переходе на электронный документооборот в организации

Дополнительные важные функции СЭДО

Система электронного документооборота используется не только для выдачи больничных листов. Она позволила организовать многостороннее взаимодействие между работником, работодателем и государством, чтобы свести к минимуму бюрократические проволочки, создать условия для быстрого обмена информацией и выплаты гражданам положенных социальных пособий.

С помощью СЭДО могут выполняться следующие функции:

  • Предоставление отчетности в СФР в электронной форме. Организация имеет право самостоятельно заполнять отчетность для Социального фонда, но это достаточно сложное дело, поэтому многие представители бизнеса предпочитают самостоятельно заключить договор с оператором ЭДО и отправлять отчетность в цифровом виде. Во втором случае организация может даже предоставлять документы намного быстрее, снижаются риски пропустить сроки подачи отчетности.
  • Первичная регистрация новых сотрудников в системе персонифицированного учета. Если в организацию устраивается на работу сотрудник, у которого нет СНИЛС, работодатель может организовать его анкетирование через специальную форму. В результате гражданин будет зарегистрирован, ему будет предоставлен СНИЛС.
  • Получение информации от СФР о начислении различных пенсий, пособий, иных выплат социального назначения. Социальный фонд предоставит все необходимые данные, это поможет работодателю и работникам лучше разобраться в государственной системе различных начислений.
  • Другие функции, в том числе деловая переписка с СФР, отправка и обработка запросов.

Использование нового сервиса СЭДО значительно расширило возможности работодателей для взаимодействия с государством. Работать с сервисом можно через различные учетные программы, однако большинство российских предприятий выбирает именно «1С» из-за удобства интеграции с различными другими сторонними сервисами.

Как подать отчётность в СФР через СЭДО?

Одна из самых востребованных функций СЭДО – подача отчетности в СФР. Чтобы можно было передавать отчеты, потребуется предварительно установить специальный модуль – криптопровайдер. Он отвечает за шифровку информации при передаче – это дает возможность предотвратить кражу персональных данных.

Кроме того, руководителю организации или его уполномоченному заместителю потребуется получить цифровую электронную подпись. Она позволит подписывать документы, которые будут сразу отправляться через интернет.

Как работает СЭДО
Ключевые отличия процессов при ведении документооборота в бумажном и электронном виде

Предприятие может самостоятельно передавать отчетность, однако это достаточно сложная процедура, требующая заполнения больших многостраничных форм. Намного проще обратиться в специализированную компанию, которая уже несколько лет работает в этой области и знает все детальные требования. Сотрудники компании внесут требуемые данные в отчет, чтобы передать его в СФР в установленном порядке.

Если организация планирует подавать отчетность в СФР через оператора ЭДО, ей нужно предварительно предоставить следующие документы:

  • Заявление на подключение к системе электронного документооборота СФР.
  • Уведомление о предоставлении полномочий представителю, в роли которого будет выступать оператор ЭДО.

В результате компания получит возможность сэкономить время и гарантированно подавать отчетность вовремя, чтобы избежать штрафов со стороны государственных органов. Документация принимается не только в рабочие часы, а в любое время суток, что дополнительно упрощает подачу отчетности. Однако все же лучше не затягивать подачу отчетности до последнего дня, так как возможно возникновение различных технических сложностей или обнаружение ошибок в документах.

Регистрация сотрудников через СЭДО

Еще одна востребованная функция системы электронного документооборота – регистрация персонала в системе персонифицированного учета. Если работник официально трудоустраивается в первый раз, у него может не быть СНИЛС, и задача работодателя – зарегистрировать работника в системе. Для этого в местное отделение СФР потребуется передать анкету застрахованного лица: она заполняется по форме АДВ-1, которую можно скачать на сайте СФР. К ней прикладывается опись, составленная по форме АДВ-6-1 – она также размещена в свободном доступе на официальном сайте.

Заполненная анкета отправляется в СФР в электронном виде, после чего Социальный фонд открывает работнику персональный счет, а работодателю предоставляет документ, подтверждающий пройденную регистрацию. Работодателю также будет предоставлена сопроводительная ведомость.

Как работает СЭДО
Структура СЭДО

Почему стоит выбрать взаимодействие с СЭДО через оператора?

СФР рекомендует российским предприятиям пользоваться всеми возможностями социального электронного документооборота, а для этого желательно подключение к оператору. Такие организации проходят сложные проверки, располагают оборудованием для шифрования информации при передаче, гарантируют строгую конфиденциальность персональных данных. Использовать оператора для взаимодействия с СЭДО выгодно по нескольким причинам:

  • Достоверность и надежность учета, возможность полностью контролировать поток документов. Компания заключает с оператором договор, в котором отдельным пунктом прописывается гарантированная сохранность персональных данных. Новые технологии позволяют полностью передавать информацию в зашифрованном виде, что исключает возможность ее кражи.
  • Возможность отправить отчетность в любое время суток и в любой день. В этом одно из важных преимуществ электронной формы документооборота перед привычными бумажными документами.
  • Возможность получать информационные материалы от СФР. При каких-либо изменениях в законодательстве социальный фон может делать массовую рассылку, чтобы донести данные до всех организаций, которые заключили соглашение об электронном документообороте. Это позволит максимально быстро получать важную информацию, которая может потребоваться для расчета платежей и заполнения отчетности.
  • Возможность обмена неформализованными документами. В первую очередь, это письма, которые используются для разъяснения по возникающим спорным вопросам.
  • Возможность быстро исправить обнаруженные ошибки в отчетности. Если были выявлены какие-либо неточности, СФР может направить уведомление компании, а она – максимально быстро их исправить. В результате проблема может быть решена за 1 день.

Мнение эксперта. Электронный документооборот по многим параметрам станет выгодным решением для предприятия. С его помощью можно значительно сократить взаимодействие с любыми бумажными документами, ускорить обработку информации, предотвратить появление ошибок и быстро исправлять все возникающие неточности.

Получение цифровой подписи для взаимодействия с СЭДО

Чтобы взаимодействовать с СЭДО, руководителю предприятия или его уполномоченному представителю нужно будет получить электронную цифровую подпись. Это числовой код, в котором будет зашифрована информация о владельце подписи. После ее нанесения на документ в него уже нельзя будет вносить никакие изменения, это даст возможность гарантировать сохранность информации.

Для работы с государственными ведомствами, в частности с СФР, достаточно получения усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Для ее получения не требуется посещение удостоверяющего центра, ее можно оформить через специализированный сервис электронного документооборота.

Как работает СЭДО
Преимущества системы ЭДО

Цифровая подпись становится аналогом собственноручной после заключения соглашения об электронном документообороте. Для присоединения к СЭДО нужно подать заявление в СФР. После этого можно будет в любой момент отправлять любую документацию, составленную в цифровом виде.

Заключение

СЭДО – социальный электронный документооборот, призванный значительно ускорить бюрократические процессы при взаимодействии с государственными органами. С его помощью упрощается взаимодействие между работодателем, работником и СВР при оплате больничных листов, также с его помощью будет проще предоставить отчетность в электронной форме, зарегистрировать нового сотрудника в системе персонифицированного учета.

Внедрение новых технологий позволит существенно упростить жизнь и работодателя, и сотрудника, будет возникать намного меньше сложностей с подачей отчетов.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *