В бизнес-среде знания – основа эффективности всех процессов. Кадровое делопроизводство, бухгалтерский учет, программирование, работа с аппаратами, машинами и агрегатами, наладка технологических линий – вот некоторые из примеров, где без профессиональных знаний не обойтись. Технологии, законы, положения и подходы к различным процессам постоянно изменяются, совершенствуются, автоматизируются, и сотрудникам компании необходимо всегда быть в курсе нововведений.
Читайте, что такое корпоративная электронная библиотека, как выбрать программное обеспечение для ее создания, в чем заключается алгоритм работы с базой знаний.
Что такое корпоративная электронная библиотека?
По аналогии с личной электронной библиотекой корпоративная электронная библиотека – это издания в электронном виде, к которым имеют доступ определенные категории сотрудников. Простыми словами, это файлы книг в электронном виде, которые доступны отдельным работникам и структурным подразделениям, либо всему персоналу.
Можно организовывать курсы, внедрять LMS-системы, базы знаний, и это действенные методы, но классическим, простым и самым доступным вариантом остаются профильные книжные издания, журналы, статьи. Еще 15-20 лет назад трудно было себе представить кабинет какого-либо подразделения компании, где не было бы специализированной литературе на полках в шкафу. В настоящее время такая необходимость отпала, ведь можно иметь доступ к тысячам изданий, и для этого даже физический носитель информации не потребуется. Речь, конечно же, о корпоративной электронной библиотеке.
Основные признаки корпоративной электронной библиотеки:
- Состоит исключительно из профильных изданий. Это специализированная литература, а, например, не художественная литература или развлекательные журналы.
- Доступ к библиотеке есть только у сотрудников компании. Для этого используются различные инструменты – защита от скачивания файлов, копирования, доступ по логину и паролю, в т.ч. одноразовому по СМС и пр.
- Раздельный доступ к каталогам для разных групп пользователей. Вряд ли, программисту потребуется электронная книга о бухгалтерском учете или трудовой кодекс в последней редакции, хотя и к таким изданиям может быть предоставлен доступ.
Мнение эксперта. Главное отличие корпоративной электронной библиотеки от других видов электронных сервисов заключается в избирательности. Руководитель, руководство подразделений самостоятельно выбирает те книги и журналы, которые окажут помощь в трудовой деятельности подчиненных. Получать доступ ко всем тематическим изданиям не имеет смысла – это лишь запутает как новичков, так и опытных специалистов компании.
Назначение корпоративной электронной библиотеки
Корпоративная библиотека позволяет решить следующие задачи:
- Чтение, доступное для каждого сотрудника компании. Обычные книги в бумажном виде стоят достаточно дорого – для специализированных изданий это от 3-5 тыс. рублей. В подразделение требуется не один экземпляр книги, во-первых, а, во-вторых, информация может устареть уже через 6-12 месяцев, а то и раньше. Нет смысла собирать коллекцию неактуальных изданий. С переходом на электронные книги не потребуется выделять шкафы для специализированной литературы, избавляться от неактуальных изданий, устаревших кодексов, книг.
- Простой шаг к обучению персонала. Собственная электронная библиотека – первый шаг на пути внедрения системы обучения. Можно не иметь базы знаний, LSM-системы, но книги в электронной форме должны быть доступны. Как минимум, вы обережете сотрудников от получения «сомнительной» информации, достоверность которой остается под вопросом. Компания предоставляет работникам те источники, которая считает достоверными.
- Ускорение процесса адаптации и обучения. Доступ к корпоративным электронным библиотекам обычно открывается сотрудникам в любое время – можно через корпоративный сайт зайти в библиотеку с домашнего компьютера в нерабочее время, или скачать интересующее издание, изучать материалы по пути на работу в приложении для чтения на мобильном устройстве.
Мнение эксперта. Для работодателя электронная библиотека удобна по нескольким причинам. Во-первых, не нужно место для хранения литературы. Во-вторых, стоимость изданий в электронном виде намного ниже (минимум – в 2 раза). Наконец, можно легко и быстро найти нужную информацию среди сотен книг, не пользуясь традиционными библиотечными каталогизаторами.
Как можно организовать корпоративную электронную библиотеку?
Корпоративная электронная библиотека может быть реализована различными путями:
- FTP-хранилище. Базовый протокол передачи данных между компьютерами. Можно разместить на сервере книги в любом формате – как цифровом (ePub, fb2, txt, PDF и пр.), так и отсканированном (PDF, JPEG и др.). Сотрудники могут на работе или удаленно подключаться к серверу, в т.ч. с авторизацией («логин-пароль»), скачивать интересующие книги, читать их на ПК, мобильном устройстве, электронной книге в удобное время.
- Файлообменные сервисы (сервисы хранения файлов). Работодатель может загрузить книги и журналы на специальные сервисы, наиболее распространенными из которых являются Яндекс.Диск, Google Диск и др. Можно предоставлять доступ только по запросу.
- Специализированные сервисы. Для бизнеса разработчики предлагают гибкие решения по организации собственной электронной библиотеки. Это будет сервис «под ключ» с защитой от несанкционированного копирования, разграничением прав доступа, встроенным ридером (инструментом для чтения электронных книг с базовыми возможностями – изменение размера шрифта, начертания, семейства шрифтов), но по цене такой вариант подходит разве что крупным компаниям.
- Сервисы в сети интернет. Открытые онлайн-библиотеки, где работодатель регистрирует акккаунт, и предоставляет доступ сотрудникам. Примеры: Литрес, Манн, Иванов и Фербер, MyBook и др. Фактически, покупается абонемент в электронную библиотеку для всех сотрудников компании на определенные издания, т.е. почитать детектив или ужасы сотрудник на досуге не сможет.
Функционал корпоративной электронной библиотеки
Доступные функции различаются в зависимости от способа организации электронной библиотеки, сервиса. Если выделить основные функции, обязательные для каждой такой системы или решения:
- Разные форматы электронных книг. Кто-то привык читать на мобильном устройстве в приложении для iOS или Android OS с предустановленными настройками для того или иного формата электронной книги. В России популярностью пользуются fb2 и fb3, хотя им не уступают и форматы западных книжных магазинов – azw для Amazon, ePub для Kobo и Barnes & Nobles. PDF книги и периодически издания могут быть общедоступными (отсканированными), так и с защитой ADM. Пользователям должен быть предоставлен выбор форматов.
- Встроенная программа чтения (ридер). Онлайн-библиотеки позволяют не только скачивать книги, но и читать их в собственном сервисе. Обычно это веб-версия ПО, не требующая установки на ПК или мобильное устройство, но есть также библиотеки, где необходимо установить фирменное программное обеспечение на компьютер или приложение на смартфон, планшетный компьютер. Ридер должен предоставлять сотрудникам хотя бы базовый набор функций. Хорошо, если в ПО можно настроить разные параметры отображения текста – не только размер и шрифт, но и отступы, цвет (обычный или инверсия), расстояние между абзацами, разрядку и др.
- Статистика. Статистические данные должны быт доступны как HR-менеджеру (оценка использования библиотеки, рейтинг материалов по популярности среди сотрудников и пр.), так и для самих сотрудников (время чтения, количество прочитанных книг за определенный период, время суток, когда чаще всего пользователи обращаются к библиотеке и т.д.). Как минимум, если это доступ по абонементу, то от неиспользуемых в компании книг можно отказаться, и сэкономить деньги.
- Формирование подборки книг. Рекомендации – важный инструмент для направления дальнейшего самообучения сотрудников компании. Автоматические рекомендации ИИ строятся на основе выбора для чтения конкретным сотрудником, его должности. Это аналог векторов развития в LMS-системах. Дополнительно HR-специалист может учитывать выбор сотрудников из рекомендованного для чтения списка в целях аналитики.
- Доступ к ранее прочитанному. У работников должен оставаться доступ к тем книгам, которые они прочитали, начали читать. Нередко в профессиональной деятельности приходится одновременно работать с несколькими источниками – сборниками ГОСТов, законов, руководствами пользователя и т.д. Какую-то книгу сотрудник может начать читать, и вернуться к ней через месяц. Это нормально.
- Простой и удобный доступ. Получит доступ к книгам сотрудники могут только с рабочих компьютеров (доступно для чтения), с любых устройств (веб-версия для чтения онлайн с домашнего компьютера, смартфона). Возможность скачивания файлов позволит работникам знакомиться с материалов и на электронных книгах, и на смарт-ТВ, но работодатель рискует нарушением авторских прав.
- Быстрый поиск по библиотеке. Каждый сотрудник должен иметь возможность быстро найти интересующего его книгу по разным критериям – названию, автору, тематике, тэгам. В некоторых корпоративных электронных библиотеках может быть реализована функция расширенного поиска по тексту. Опять же, поиск должен быть интеллектуальным – если пользователь допустил опечатку в текстовой строке, то система должна выводить варианты как с таким написанием, так и с тем, что она считает правильным.
- Исчерпывающая информация о книге. В любой отрасли бизнеса для каждого подразделения можно выбрать десятки книг на выбор. Но, что выбрать сотруднику, если времени на чтение вне работы не остается? Аннотации, отзывы коллег помогут определиться – стоит ли начинать чтение конкретного издания или лучше выбрать другую книгу.
Нужна ли корпоративная библиотека компании?
Сравним назначение и функции электронной библиотеки и других корпоративных сервисов для получения знаний:
- Корпоративная электронная библиотека и база знаний. Общее: доступ к текстовой, графической информации, чтение с любого устройства, подборка только профильных материалов. Различия: простой переход по гиперссылкам к связанным материалам (в электронных книгах тоже можно использовать гиперссылки, но они менее удобны), краткое изложение материала в базе знаний, бесплатное использование (электронные книги защищены авторскими правами).
- Корпоративная электронная библиотека и LSM-системы. Общее: обучение сотрудников, самообучение, предоставление материалов для изучения. Различия: системы управления обучением являются интерактивными – с обратной связью, геймификацией, оценкой достигнутых результатов, самопроверкой.
- Корпоративная электронная библиотека и системы управления персоналом. Общее: обучение сотрудников, отслеживание текущего прогресса, индивидуальные векторы развития. Различия: отсутствие обратной связи, ограниченность в формате материалов, нет оценки полученных знаний, если не считать самотестирования.
Об авторских правах
Нельзя просто купит электронную книгу и предоставить к ней доступ для всех сотрудников компании. В российском законодательном поле в области авторского права нужно учитывать 3 статьи ГК РФ: 1225, 1259 и 1270. Важные выдержки из законов:
- Произведение может предоставлять сам автор или лицо, которому он передал авторские права. Как правило, обладателем авторских прав по лицензионному договору является издательство. Если издательство заключает договор с онлайн-библиотекой, то права передаются уже этому сервису электронной библиотеки. Поэтому необходимо внимательно ознакомиться с правами и обязанностями сторон по лицензионному договору для исключения факта нарушения авторских прав.
- Подписки по абонементу подразумевают доступ к контенту онлайн без возможности его получения иными способами. Т.е. создание скриншотов, фото с экранов отдельных страниц или разделов книг для последующего использования (как профессионального, так и личного) является незаконным.
- Защита от доступа к контенту третьих лиц. Правообладатель обеспечивает защиту книг и иных изданий в электронной форме от доступа лиц, которые не являются сотрудниками компании. Если по вине работодателя такой доступ осуществляется (сотрудник уволился, его учетная запись сохранилась), то сервис электронной библиотеки ответственности за возможные нарушения не несет.
Мнение эксперта. Вопрос об авторском праве является одним из наиболее сложных и открытых в российском законодательстве. Примеров в судебной практике, когда автор разрешает использовать свое произведение, а правообладатель (агрегатор) в таком праве отказывает, и спор разрешается отнюдь не в пользу компании, запустившей электронную библиотеку, достаточно много. Главное – приобретать соответствующие права именно у правообладателя. Автор книги, зачастую, такими правами не обладает, т.е. связываться с популярным издаваемым автором для разрешения публикации книги в корпоративной электронной библиотеке бессмысленно – нужно обращаться к его литературному агенту.
Заключение
- Для обучения сотрудников, повышения уровня их профессиональных знаний можно пользоваться разными инструментами. Книги остаются самым доступным, понятным и наглядным вариантом, но бумажные копии стоят дорого, требуют места для хранения, и быстро устаревают. Другое дело – электронные книги, периодические издания.
- Можно организовать собственную корпоративную электронную библиотеку. Сотрудники смогут получить доступ к книгам в популярных форматах, читать их в любое время суток как с компьютера, так и со смартфона, электронной книги (устройства).
- Корпоративную электронную библиотеку можно организовать самостоятельно, разместив файлы книг на файлообменниках, серверах компании с доступом с базы знаний или с корпоративного сайта, но это почти всегда незаконно – часто нарушаются авторские права.
- Если не хотите проблем с законом, то воспользуйтесь услугами агрегаторов – сервисов, предоставляющих доступ к электронным книгам разных издательств (скачивание копий, чтение по подписке в веб или мобильном приложении).