Важным компонентом успеха компании считается правильное применение инструментов, позволяющих эффективно обмениваться информацией и контролировать ее потоки. Понятие управление знаниями пришло к нам из английского языка. Термин предполагает определение процессов отбора, применения, распространения определенного запаса знаний, делая его доступным для всех сотрудников организации.
Читайте, что включают методы управления знаниями в организации, как работодателю повысить эффективность этих процессов, чем поможет использование электронных сервисов и программ.
Цели управления и преимущества
Одним из ценных активов любой компании принято считать прошедшую тщательный отбор информацию. Если система обмена данными не дает сбоев или их появление сведено к минимуму, можно сделать вывод, что бизнес-процессы функционируют максимально эффективно. Какие преимущества процесса управления знаниями отмечают эксперты:
- обеспечение доступа к любой информации, которая касается организации бизнеса;
- сокращение времени, нужного для принятия решений на всех уровнях;
- улучшение взаимосвязи между сотрудниками и подразделениями;
- использование разных методов генерации идей;
- уменьшение количества ошибок в данных благодаря более тщательной проверке информации;
- упорядочивание процесса обучения кадров.
Перед руководящим составом любого бизнеса стоит множества задач. Среди них не только развитие внешних связей, но и повышение качества локальных процессов. Внедрение программ, которые направлены на повышение компетенции работников, помогают сформировать эффективный кадровый резерв.
Как показывает практика, основные методы управления знаниями базируются на применении IT-технологий. Бумажные носители для этих целей используются крайне редко.
Комментарий эксперта. Рекомендуем перевести формализованные знания – информацию, которая должна передаваться в конкретной и не поддающейся изменениям форме, в электронный вид. Это повысит степень удобства использования и гарантирует большую сохранность документов.
Основные группы данных
Принято подразделять передаваемые знания на две группы:
- Первая группа представлена явными знаниями. Их передают сотрудники друг другу. К ним относят отчеты, результаты анализа и опросов, деловую документацию, формы запросов в вышестоящие органы. Если информация может быть учтена и записана в какой-то форме, то ее можно отнести к явным знаниям.
- Вторая группа охватывает данные, имеющие практическое основание. Имеется в виду личный опыт сотрудников, их индивидуальные способности особым образом генерировать новые идеи. Неявные знания не фиксируются, и передаются в процессе общения.
Участие в тренингах и вебинарах – отличная возможность получить неявные знания. Там можно освоить практические методы их применения.
Основным отличием принятого деления информации на два вида связано с наличием однозначной формулировки в первом случае и ее отсутствием во втором. Работники получают доступ к явным знаниям в виде готовых инструкций, методических рекомендаций и других материалов, при составлении которых использовались систематизированные данные.
Если процесс управления знаниями в компании отрегулирован, сотрудники без труда смогут найти нужную информацию, чтобы впоследствии применить ее для выполнения рабочих задач. Для этого должно быть создано специальное хранилище с предоставлением к нему свободного доступа всем заинтересованным лицам.
Комментарий эксперта. Советуем обратить внимание на необходимость налаживания системы не только передачи, но и обмена знаниями между сотрудниками разных подразделений. Это повлияет на оптимизацию бизнес—процессов и поможет повысить эффективность компании, как в ближней, так и в дальней перспективе. Знания могут дополняться из опыта сотрудника, который недавно принят на работу. В результате организация будет в двойном выигрыше: предоставление трудоустройства специалисту с высокой квалификацией и возможность приобретения дополнительного источника знаний для всего коллектива в его лице.
Выбор методов в зависимости от типа знаний
Процесс управления знаниями представляет собой известные технологии в менеджменте, которые применяются по-новому в современных условиях. С целью достижения целей используется простая схема, в которой отображены основные этапы и алгоритмы:
- сбор данных – проверка достоверности, добавление новых пунктов для большей ясности;
- анализ информации – установление связей и формализация деталей;
- решение задачи – составление плана применения на практике с целью достижения определенных целей;
- действие проекта – внедрение практик, изменение их составляющих в соответствии с новыми условиями.
При организации процесса руководство сталкивается с разными сложностями. Их невозможно преодолеть без внедрения особых методов, которые относят к трем группам. Каждая из них требует подробного разбора.
Как управляют формализованными знаниями
Современные информационные технологии позволяют не только обеспечить эффективную систему хранения данных в организации, но и упростить операции их применения. Системы обработки информации находятся в постоянном развитии. Среди инструментов распространения точных знаний самыми популярными считаются:
- разные базы данных с описанием актуальных проблем и способов их решения, а также потенциально возможных ситуаций, требующих особого подхода;
- системы управления локальными документами – правила хранения в электронном виде, способы их индексирования, организация поиска и доступа к нужной документации;
- поиск нужных документов или их фрагментов по запросам пользователей – осуществляется по всем имеющимся базам данных;
- оперативное предоставление источников информации;
- аналитические инструменты, предоставляющие поиск закономерностей в базах данных с применением статистики и математических расчетов при моделировании;
- экспертные системы – чаще всего функционирование происходит на базе искусственного интеллекта.
Важно отметить, что перечисленные выше инструменты могут быть использованы как по отдельности, так и в совокупности друг с другом. Для достижения максимальной эффективности необходимо следить за их интеграцией в существующие бизнес-процессы. Также важна адаптация методов под принятую корпоративную информационную систему.
Особенности методов управления неформализованными знаниями
Действенными могут оказаться как методы с использованием IT-технологий, так и инструменты, основанные на личном взаимодействии. С целью обмена информации создают условия для неформального общения, организуют встречи и собрания сотрудников, проводят корпоративы.
Если говорить об IT-технологиях, то примером часто используемых инструментов станут: электронная почта, телефон, участие в веб-конференциях, информация на форумах, изучение блогов и страниц в социальных сетях.
Помимо этого, организация может создавать условия для ознакомления:
- с системами реализации лучших практик в бизнесе;
- с представителями профессиональных сообществ;
- с системами менторства и наставничества.
Эти инструменты влияют на укрепление межличностных коммуникаций, что значительно упрощает процесс управления знаниями на любом этапе развития бизнеса.
Узкоспециализированные методы
Их используют для управления знаниями, которые характеризуются четкой направленностью. Ими обладает ряд специалистов, а большинство сотрудников компании в них не нуждается. Также методика считается действенной при необходимости перейти к сложному процессу формализации знаний, которые на данный момент не задокументированы.
Применение таких инструментов уместно в том случае, если компания владеет ценной информацией, которая может расцениваться как коммерческая тайна. Чтобы предотвратить вероятность потери сведений в результате ухода специалистов, применяют специальное программное обеспечение. Оно позволяет осуществлять перевод уникальных знаний для хранения в одной системе.
Комментарий эксперта. Отметим, что выбор методов управления информацией зависит от разных факторов. Большое влияние на него оказывают возможности компании и целеполагание в руководящей практике. Для быстрого достижения результатов рассмотрите комбинацию наиболее подходящих инструментов управления как формализованными, так и неформализованными знаниями.
Другие популярные инструменты
В современных компаниях используются разные методики. Некоторые из них известны не одно десятилетие, другие появились относительно недавно. Каждый из них предполагает активное взаимодействие между людьми, объединенных одной целью. Самым популярным инструментом можно назвать принцип Communities of Practice. Он предполагает обмен опытом и знаниями между сотрудниками, стремящихся к совершенствованию своих навыков в определенной сфере.
Оригинальная техника Negative Brainstorming предполагает использование нетипичных вопросов с обратной формулировкой. Метод применяют для быстрой генерации креативных идей. Частое проведение совещаний и планерок для поиска эффективных решений задач называют Open Space Technology. Этот инструмент помогает улучшить отношения в коллективе и способствует быстрому обмену знаниями.
Техника группового обучения, предполагающая подготовку к проекту, называется Peer Assist. Участники программы высказывают разные мнения по поднятой проблеме. В итоге каждый из них извлекает опыт, помогающий избежать ошибок в будущем. Для определения заинтересованных сторон, с которыми нужно развивать взаимодействие в будущем, используется Stakeholders Management.
Также важно отметить необходимость стимулирования прироста знаний извне. Полученные из внешних источников сведения должны проходить тщательный отбор. Анализ информации позволит выделить знания, которые могут быть применены по отношению к данному бизнесу или проекту.
Ответственные лица
В небольших компаниях эту роль чаще всего берет на себя топ-менеджер. Для достижения успеха в этом направлении в его задачи входит выделение времени на управление знаниями из общей массы фоновых обязанностей.
В современных компаниях на эту позицию отдел кадров подбирает особый персонал. Должность называется менеджер по управлению знаниями. В его обязанности входит анализ, приумножение и формирование концепции управления информацией, необходимой для успешного ведения бизнеса. Иными словами, использование накопленных знаний помогает оптимизировать процессы, которые влияют на увеличение прибыли организации.
Менеджер по управлению знаниями определяет:
- какая информация будет наиболее полезной для роста конкретной компании;
- берет на себя ответственность за выбор эффективных инструментов;
- какие эксперты обладают навыками, которые необходимы для оптимизации бизнес-процессов;
- каким способом осуществлять обмен знаниями, чтобы они были понятны другим сотрудникам.
Специалисты занимаются реализацией стратегий на практике. Важно отметить, что для достижения максимальной эффективности они должны проводить анализ промежуточных результатов. Он поможет определить целесообразность применения разных подходов и средств, а также указать факторы, которые помогают или мешают достижению поставленной цели.
Как правильно использовать систему
Для начала нужно заняться созданием единой базы данных, где будет размещена вся релевантная информация. Хранилищ данных может быть несколько, но важно обратить внимание, что платформа должна быть одна. Знания могут быть представлены в разной форме: сообщения, взятые из переписок с заказчиками, техническая документация, рекомендации по работе, полученные от руководства, ссылки на социальные сети.
Комментарий эксперта. Советуем на каждом этапе развития проекта заниматься оптимизацией баз данных. Это предполагает пополнение ее нужными знаниями и изменение неактуальной информации. Статьи должны быть адаптированы к разным разделам для облегчения поиска. Развитие существующей базы данных может быть вызвано как процессами, происходящими внутри компании, так и появлением новых трендов и технологий.
Для расширения знаний желательно детально изучить интересы потенциальных клиентов. Средства доступа к информации по разным каналам нужно передать всем заинтересованным лицам. Некоторые компании вводят ограничения прав пользователей и закрывают для них возможность обращения к базе данных. Желательно вводить лимиты, к примеру, на создание новых проектов. Важно отметить, что процесс доступа сотрудникам разных подразделений к существующим информационным продуктам определяется руководством.
Грамотно организованная система управления позволяет распределить полномочия специалистов разного уровня. Некоторые из них смогут пополнять базу данных. Однако источники, из которых будет браться информация, должны быть заранее оговорены. Также под контролем специалиста, ответственного за реализацию проекта, будет проверка знаний и их систематизация.
Чтобы добиться существенных преимуществ перед конкурентами и завоевать лидирующую позицию на рынке, следует предоставлять сотрудникам наиболее полную информацию о продукте. Она должна позволять им стать экспертами в выбранной сфере.
Донести до заинтересованных участников цели и задачи, а также ознакомить их с планом реализации проекта поможет использование схем и наглядных пособий. Благодаря им становится более понятным объем работ и этапы их выполнения. Некоторые платформы позволяют использовать возможность получать комментарии от ответственных лиц о ходе реализации программы.
Заключение
- Управление знаниями предполагает постоянный контроль их качества. Для этого понадобится аналитика и отчетность. Для выявления пробелов в знаниях оцениваются показатели их применения и успешности. Обращайте внимание на изучение поисковых запросов. Проведенный анализ позволит понять, какие из них не приносят результатов.
- Внедрение стандартов не является обязательной практикой. Руководство каждой компании принимает решение, соответствующее собственным установкам и планам. Принципы ISO позволят не тратить время впустую в поисках новых способов управления знаниями. Стандарты, согласованные экспертами на международном уровне, станут идеальным решением для оптимизации любого бизнеса.