Аналитика кадровых процессов – важная часть работы HR-менеджера или кадровика в рамках управления персоналом. Получить аналитические данные можно разными способами, но одним из наиболее простых, быстрых и эффективных является проведение опросов сотрудников. Личные беседы и анкетирование на бумажных носителях или с помощью рабочих ПК еще могут использоваться в небольших компаниях, но, если в штате свыше 50 работников, то обработка результатов становится проблематичной. А если свыше 100, 1000 человек? В таких ситуациях на помощь приходит автоматизация опросов благодаря специализированным сервисам.
Читайте, зачем и когда нужны опросы онлайн для сотрудников, как организовать этот процесс, что можно указать в качестве вопросов, какие выводы и решения принимает работодатель по их итогам.
Зачем нужны опросы онлайн?
Любой опрос – это обратная связь между сотрудниками и работодателем. В случае с опросами онлайн – это возможность в любое удобное время ответить на все вопросы, используя специальный сервис. Благодаря онлайн-опросам можно решить следующие задачи:
- Принятие решения по конкретному вопросу. Работодатель может узнать, например, хотят ли сотрудники провести корпоратив в боулинге, клубе или ресторане. Такие опросы проводятся анонимно, решение принимается по мнению большинства.
- Выяснить отношение каждого сотрудника к какой-то проблеме или предлагаемому решению. Возможность дать высказаться каждому не только помогает узнать, какой взгляд на проблему или решение имеет сотрудник, но и способствует повышению лояльности к руководству. Работники понимают, что их мнение важно для руководителя.
- Определение соответствия квалификаций сотрудников занимаемым ими должностям. Вопросы напрямую связаны с трудовой деятельностью, с отношением работников к своим трудовым обязанностям. Онлайн-опросы помогают узнать, кого можно добавить во внутренний резерв, а кто зря занимает должность.
- Определение самооценки и оценки со стороны. Специальные опросы, помогающие кадровикам выстраивать программы для личностного роста специалистов. При определении самооценки сотрудник отвечает на вопросы о себе, при внешнем оценивании личных качеств на вопросы о конкретном сотруднике отвечают его коллеги.
- Повышение эффективности трудовой деятельности. Грамотно выстроенные вопросы помогают узнать, как сотрудники распределяют рабочее время, устраивают ли их текущие технологии, оборудование, техника или для повышения производительности труда нужна модернизация, автоматизация.
- Выяснение атмосферы в коллективе. Благодаря сервисам онлайн-опросов руководство может узнать о конфликтах между сотрудниками, которые мешают трудовому процессу, о разногласиях в отношении тех или иных вопросах (например, время передачи документов из одного отдела в другой и пр.).
Мнение эксперта. Опросы могут использоваться для решения разных задач. Главное – четко сформулировать цель или цели. Чем глобальнее цель, тем больше будет вопросов, и, соответственно, больше времени потребуется для прохождения – сотрудники, если устанут отвечать, то просто начнут выбирать ответы произвольно. В таких случаях лучше разбивать опросник на несколько отдельных частей.
Рекомендации по формулировке вопросов для онлайн-опросов
Все сервисы – это инструменты для автоматизации опросов, но они не смогут за человека составить опросник. Главная проблема начинающих HR-специалистов – неправильно сформулированные вопросы. Вот некоторые рекомендации, которые помогут исключить распространенные ошибки:
- Вопросы, фактически, состоящие из двух вопросов, объединенных союзом и/или.
- Вопросы, склоняющие респондента к конкретному ответу, а также вопросы, ответы на которые имеют явно один верный ответ, который с большей долей вероятности выберет каждый сотрудник.
- Некорректно заданные вопросы, в которых не всегда понятно, что именно хотят узнать у сотрудника.
- Вопросы, варианты ответов на которые перекрывают друг друга (т.е. 2 ответа, которые будут одинаково правильными, но поставят в тупик респондента).
- Вопросы, где отсутствует подходящий для сотрудника вариант ответа – если считаете, что ни один из предложенных вариантов ответа не подойдет, то стоит добавить вариант «Не знаю», «Другое».
Основной функционал онлайн-опросов
У сервисов онлайн-опросов есть много различный, но, в целом, функционал похож. Обычно такие сервисы предлагают следующее:
- Удобный конструктов опросов. Простое добавление секций (разделов), изображений, управление анонимностью. В конструкторе можно выбрать типы ответов – один или несколько вариантов из списка, шкала, все варианты по убыванию или возрастанию, свой ответ (комментарий). В некоторых системах предусмотрена возможность создания динамических онлайн-опросов, когда последующие вопросы формируются (меняются) в зависимости от ответов на предыдущие. Желательно, чтобы настройка в конструкторе происходила в едином рабочем пространстве, и специалист при составлении опросника не отвлекался, постоянно переключаясь на разные вкладки.
- Автоматический запуск. Можно запускать проекты по расписанию – обычно в сервисе указывается дата начала и окончания, после чего опросники будут направляться сотрудникам в установленный день. Если работник не ответил на вопросы, а близится дата окончания, то возможна автоматическая отправка напоминаний. Если онлайн-опросы носят периодический характер, то также возможна автоматическая рассылка – раз в месяц, квартал или с иной периодичностью.
- Поддержка шаблонов. При автоматизации процесса кадровик или HR-специалисту не нужно каждый раз тратить время на создание похожих опросников – достаточно лишь разработать шаблоны. Также в популярных сервисах уже есть шаблоны популярных видов опросов сотрудников – «Оценка 360», eNPS, Q12 и др.
- Уведомления. Приглашения с ссылками на сервис онлайн-опросов могут направляться по e-mail и SMS, в мессенджерах. Если же кто-то из персонала не перешел по ссылке или перешел, но не начал отвечать на вопросы, ответил не на все, то напоминания об этом могут отправляться автоматически или вручную из личного кабинета.
- Архивы. Нередко работодателю требуется просматривать результаты ранее пройденных онлайн-опросов – например, eNPS после внесения изменений в корпоративную политику и повторного опроса необходимо сравнить результаты, узнать, изменилась ли лояльность после нововведений. В архиве хранятся все проекты, есть быстрый поиск по различным критериям.
- Анонимность. В некоторых случаях требуется соблюдать анонимность – чаще всего это опросы, связанные с оценкой руководства, условий труда, атмосферой в коллективе. Но иногда нужна идентифицировать пользователей с их ответами (детальное рассмотрение проблем отдельных сотрудников, формирование внутреннего резерва кадров, разрешение конфликтов и пр.).
- Добавление мультимедиа. Выбор картинки или ответа после просмотра короткого видео решает сразу несколько задач: исключаются ответы «на автомате», когда сотрудники относятся к опросникам несерьезно, повышается интерес к прохождению онлан-опроса (
- Отчеты в разных форматах. Основными форматами файлов для формирования отчетов являются PDF и DOCX, но кому-то привычнее работать и с другими форматами – XLS, XML, HTML, CSV. В хорошем сервисе можно создавать отчеты по выбранным результатам опроса, одинаковым опросам за заданные промежутки времени, структурным подразделениям. Для визуализации результатов сервисы предлагают разные типы диаграмм – в некоторых до 9 типов, таблицы, дашборды.
- Интеграция с учетными системами. Возможна как по документированным API без привлечения разработчика, так и силами разработчика сервиса.
- Назначение ролей. В небольшой компании составлением опроса, его запуском, последующей обработкой результатов, анализом данных может заниматься и один специалист. Другое дело, если есть обособленные структурные подразделения, много отделов – здесь без ролей не обойтись. Один сотрудник формулирует задачи и цели, анализирует результаты, другой – составляет вопросы, третий занимается организацией рассылки по работникам своего филиала, напоминает, если персонал не приступил к прохождению онлайн-опроса.
- Масштабирумость. Как минимум, должна быть предусмотрена возможность смены тарифа в зависимости от количества респондентов (сначала захотите опрашивать только сотрудников, а позднее – и партнеров, клиентов). Хорошо, если сервис позволяет размещать онлайн-опросы и хранить результаты на собственных серверах компании, а не только по модели SaaS.
Мнение эксперта. Пригласить сотрудников можно не только с помощью рассылок по e-mail или СМС, в мессенджерах. Некоторые из вариантов, о которых некоторые работодатели не задумываются: виджет на корпоративном сайте, ссылка в электронном документе, отправленном сотрудникам в системе кадрового электронного документооборота, QR-код на листе бумаги, закрепленном на доске объявлений в офисе, чат-бот.
Как выбрать сервис онлайн-опросов?
При выборе подходящего сервиса учитывают следующее:
- Базовый функционал. Минимум – разные варианты ответов, включая множественный выбор, рейтинг по возрастанию/убыванию, оценка по шкале, рассылка по e-mail и SMS, выгрузка отчетов в XLS или CSV для работы во внешних системах, поиск с фильтрами по архиву.
- Типы ответов. Не все сервисы предоставляют возможность добавления вопросов с разными типами ответов. Основные – поливариантные (один из множества), дихотомические (один из двух), вопросы с градацией по шкале Лайкерта (пример: «Как вы относитесь к внедрению КЭДО в нашей компании?» и варианты ответов: «Отлично», «Очень хорошо», «Хорошо», «Средне», «Плохо»), со шкалой оценки (оцените от 1 до 10), с ранжированием, матричные. Реже, но используются в опросниках и открытые вопросы, требующие развернутого текстового ответа.
- Безопасность. Информация, предоставляемая сотрудниками при ответах на вопросы, носит конфиденциальный характер – даже, если она не является персональной. Поэтому все данные, хранящиеся в сервисе, должны быть защищены. Большинство сервисов для обеспечения конфиденциальности данных респондентов применяет SSL шифрование. Желательно, чтобы сервис соответствовал российскому законодательству – ФЗ-152, размещение серверов на территории Российской Федерации и др.
- Возможность брендирования. Возможность добавления логотипа компании к форме, изменение цветовой гаммы в соответствии с фирменными цветами не будет лишней, поскольку формирует у респондентов серьезное отношение к прохождению онлайн-опроса.
- Функциональность. Кроме непосредственно внутрикорпоративных опросов ряд сервисов может использоваться и с другими целями: анкетирование и тестирование соискателей, опросы клиентов компании, голосования по отдельным вопросам, развлечения для укрепления корпоративного духа (например, шуточные опросники с юмором, викторины с символическими призами).
- Тестовый период (бесплатная версия). Обязательно следует попробовать сервис на протяжении тестового периода или воспользоваться бесплатной версией. Это позволит оценить все плюсы и минусы сервиса.
Мнение эксперта. При выборе сервиса для кадровика или HR-специалиста большим плюсом будет наличие аналитики по работе с онлайн-опросами. В простейшем случае это данные о том, сколько работников (соискателей) завершили опрос, когда (время и дата) было больше всего дано ответов, на каком устройстве респонденты работали с опросниками, сколько времени у сотрудников заняло прохождение онлайн-опроса. Эти данные помогут в дальнейшем составлении опросников.
Платить или нет?
Кроме коммерческих сервисов онлайн-опросов есть также бесплатные и условно бесплатные решения – Google Forms, Survio, Яндекс.Взгляд и другие. Отдельно можно выделить сервисы, предлагающие бесплатные и платные версии, отличающиеся по функциональным возможностям и ограничениям для бизнеса. Что выбрать? Если определились с выбором конкретного сервиса, то можно сначала воспользоваться бесплатной версией – как правило, она отличается от коммерческой меньшим количеством типов вопросов, форматов отчетов, т.е. имеет ограниченный функционал. Если в остальном все подойдет, то после тестирования бесплатной версии можно приобрести платную.
Как правильно подготовить сотрудников к онлайн-опросу?
Можно разработать четкие вопросы, добавить мультимедиа, создать динамический опрос с разветвленной логикой, но все труды HR-специалиста будут напрасными, если нет вовлеченности сотрудников, мотивации. Поэтому необходимо объяснить, что:
- мнение каждого сотрудника важно для компании;
- честные вдумчивые ответы помогут улучшить условия труда, атмосферу в коллективе, сделать коммуникацию более удобной;
- на основе результатов будут приниматься решения о внутреннем кадровом резерве, повышениях, т.е. прохождение опроса поможет развитию карьеры;
- онлайн-опрос несет конкретную цель, отсутствуют скрытые цели (сотрудники ценят честность, и подозрительно относятся к опросникам, цели и задачи которых они не понимают);
- результаты анонимных онлайн-опросов будут доступны сотрудникам после обработки;
- отвечать на вопросы можно в удобное время в любом месте, на работу с опросником предоставляется достаточно времени (обычно – не менее 5 дней), поэтому у сотрудников есть свобода действий относительно того, когда проходить онлайн-опрос.
Заключение
- Сервисы онлайн-опросов сотрудников помогают выявить проблемы в кадровой политике, определить степень лояльность к руководству, выявить потребности, мотивацию персонала. Они могут проводиться анонимно или с идентификацией респондентов.
- Можно использовать онлайн-опросы для решения разных задач, в т.ч. для голосования по определенным вопросам, формирования внутреннего кадрового резерва, тестирования персонала, определения компетенций и пр.
- При выборе сервиса онлайн-опросов учитывают возможности конструктора, способы отправки приглашений, автоматизацию обработки результатов с формированием статистики в удобной наглядной форме. Хорошо, если есть интеграция по API, возможность брендирования, усиленная защита информации посредством шифрования SSL.