Сервис электронного документооборота – программа, позволяющая организовать обмен цифровыми версиями документов между контрагентами, а также их обращение внутри организации. С его помощью можно значительно уменьшить или практически полностью заменить традиционный бумажный документооборот на использование цифровых версий документов. В результате бизнес-процессы ускоряются, можно будет намного быстрее подготовить, обработать, отправить документ.
Читайте, что такое сервис электронного документооборота, на что обратить внимание при выборе программного обеспечения, как осуществляется работа с документами в ЭДО.
Какие документы можно перевести в цифровой вид?
Появление новых цифровых технологий привело к значительному изменению бизнес-процессов в компаниях. Все больше организаций отказываются от использования традиционных бумажных документов: это дает возможность снизить затраты на покупки бумаги и снабжение офиса канцтоварами, освободить архивные площади от залежей бумажных документов, а также обеспечить быстрый обмен информацией.
Чтобы цифровая версия документа приобрела юридическую силу, она должна быть удостоверена цифровой электронной подписью. Это уникальный числовой код, который ставится на документ руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом, в результате содержание становится невозможно изменить. Цифровая подпись должностного лица приравнивается по значимости к собственноручной.
В цифровой вид можно перевести основные документы компании:
- Первичные документы, необходимые для купли-продажи, а также для иного взаимодействия с контрагентами. Оформлять и передавать электронные счета-фактуры, транспортные накладные и другую документацию можно только через операторов электронного документооборота (ЭДО) – это требование законодательства.
- Кадровая документация. Однако здесь есть исключения: некоторые виды кадровых документов, например, заявление на увольнение, до сих пор должно оформляться и в электронном, и в бумажном виде. Такое исключение введено для защиты интересов сотрудников, так как только бумажная документация пока что гарантированно защищена.
- Локальные нормативные акты (ЛНА), используемые на предприятии. Чтобы их электронные версии были признаны действительными, необходимо подготовить положение об ЭДО на предприятии и получить согласие сотрудников. В число ЛНА входят различные приказы, инструкции, распоряжения и многое другое.
В результате можно существенно сократить бумажный документооборот, ускорить все основные процессы, решить проблему длительного согласования документов между отделами. Например, если раньше на решение одного вопроса уходило несколько дней, то сейчас все согласование по цепочке может занять не больше одного часа. Сотрудникам не понадобится постоянно ходить из отдела в отдел: повысится продуктивность использования рабочего времени. Оптимальным решением для указанных процессов является модуль «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. На начальном этапе при внедрении сервиса ЭДО руководители часто сталкиваются с сопротивлением персонала: многие сотрудники хотят работать так, как привыкли давно. Однако постепенно настроения меняются к лучшему: даже работники пожилого возраста признают, что ЭДО значительно упрощает решение повседневных задач и избавляет от лишних сложностей.
Как работают сервисы электронного документооборота?
Сервис электронного документооборота – программа, открывающая широкие возможности для работы с документацией. С ее помощью можно выполнить целый ряд задач:
- Оперативно подготовить документ. Для его создания можно будет воспользоваться готовым шаблоном;
- Внести все необходимые изменения, обсудить содержание и формулировки с коллегами;
- Отправить документ в нужный отдел для согласования с вышестоящими сотрудниками. Некоторые программы дают возможность выстроить маршрут согласования по всем этапам с отслеживанием процесса;
- Отправить документ контрагентам через сервис ЭДО. Отправка на любое расстояние занимает доли секунды: больше не требуется пересылать документацию по почте или отправлять ее в другой регион с помощью командировок сотрудников;
- Обеспечить безопасное хранение всей корпоративной документации. Для формирования и хранения архива предоставляются места на серверах сервиса ЭДО, поэтому можно гарантировать полную сохранность;
- Защитить документацию от посторонних. Для этого сервис выстраивает систему контроля. Можно разграничить уровни доступа сотрудников, чтобы гарантированно избежать разглашения коммерческой тайны или другого неправомерного использования важной информации;
- Собирать аналитические данные. Сервисы могут фиксировать данные о количестве поступающих заявок и исходящих документов, отслеживать время обработки и согласования. Эту информацию руководитель может использовать для принятия решений.
Мнение эксперта. Продвинутой версией сервиса ЭДО можно назвать ECM-систему. Ее цель – не просто создать и обработать документ, а обеспечить единую корпоративную среду для решения возникающих вопросов. Это позволяет ускорить и оптимизировать процессы в организации, чтобы обеспечить важное конкурентное преимущество для успешной работы. Внедрение ECM требует более сложной подготовительной работы и обучения персонала, однако в итоге оно оправдывает все затраты.
Использование сервисов ЭДО для работы с удаленными сотрудниками
Одним из преимуществ внедрения сервисов ЭДО стала возможность работы с удаленными сотрудниками. Все больше организаций нанимает персонал из других городов и регионов, чтобы сэкономить на зарплате без потери эффективности труда. На удаленных работников распространяются те же правовые нормы, что и на офлайн персонал: с ними нужно заключить трудовые договоры, нужно вести электронную или бумажную трудовую книжку, их нужно знакомить с приказами, распоряжениями и другими ЛНА.
До недавнего времени все это было возможным только с использованием почтовой пересылки бумажных версий документов, удостоверенных собственноручной подписью. Однако с появлением электронных подписей и сервисов ЭДО взаимодействие значительно упростилось. Руководитель имеет право заключить с удаленным сотрудником оглашение об ЭДО и использовать для взаимодействия с ним цифровые версии документов.
Для этого руководитель и работник должны иметь электронные подписи – они потребуются для удостоверения каждого документа и подтверждения получения. Работодатель заключает с сотрудником соглашение об использовании неквалифицированной электронной подписи (НЭП) – это дает возможность приравнять ее к собственноручной и использовать для подписания документов.
В результате все необходимые бумаги формируются в сервисе ЭДО, подписываются в цифровом виде и пересылаются удаленному персоналу. После ознакомления сотрудники могут подписывать ознакомительный лист – это служит гарантированным подтверждением ознакомления.
Однако в некоторых организациях вопрос ознакомления с ЛНА решается проще: в соответствии с правилами распорядка работник обязуется просматривать корпоративную электронную почту. Если на нее пришло сообщение с документом от работодателя, оно будет автоматически считаться полученным и прочитанным. Это позволит избежать спорных ситуаций при взаимодействии с удаленным персоналом.
Как выбрать подходящий сервис ЭДО?
Количество сервисов ЭДО продолжает расти. Такие программы обладают сходным функционалом, однако они могут различаться по количеству дополнительных функций, удобству интерфейса и другим показателям. При выборе подходящего для работы сервиса ЭДО стоит обратить внимание на несколько важных параметров:
- Стоимость подключения провайдера. Цена будет зависеть от выбранного тарифного плана: в большинстве организаций есть невысокие тарифы для малого бизнеса, средние варианты и специальные тарифы для крупных компаний с предоставлением дополнительных возможностей.
- Предлагаемые функции. Например, некоторые сервисы позволят проводить массовую рассылку документов, использовать шаблоны, проводить согласование документации по заданному маршруту и пользоваться другими полезными возможностями. В результате взаимодействие окажется более эффективным.
- Наличие и стоимость роуминга. Так называют возможность пересылать документы между контрагентами, которые используют разные сервисы ЭДО для работы. Роуминг дает возможность загрузить документ на платформу-хаб, откуда контрагент сможет его безопасно скачать.
- Наличие круглосуточной техподдержки. Из-за внезапного сбоя и невозможности переслать документ может сорваться важная сделка, организация может потерять прибыль. Сервис должен оперативно устранять возникающие неполадки.
- Гарантия конфиденциальности передачи данных. Сервис ЭДО должен гарантировать, что передаваемая информация не попадет в чужие руки.
- Возможность интеграции сервиса с программами «1С», с которыми работает большинство российских представителей бизнеса.
Мнение эксперта. Одним из самых важных параметров при выборе сервиса ЭДО должен стать удобный и понятный интерфейс. От него напрямую зависит простота внедрения сервиса в деятельность организации. Все процессы должны быть максимально простыми, чтобы можно было легко обучить персонал и начать использовать программу максимально эффективно.
Перед выбором сервиса ЭДО стоит почитать реальные пользовательские отзывы, проверить репутацию компании. С ней заключается договор, предприятие выбирает тариф, после чего ему предоставляется доступ ко всем возможностям сервиса. Рекомендуем подключиться и установить модуль «Добыто. КЭДО», которые поможет решить любые кадровые задачи.
Где могут использоваться сервисы ЭДО?
Электронный документооборот становится все более востребованным на предприятиях любых форматов, масштабов и отраслей. Переход на него быстро окупит все затраты даже у небольшой организации с малым количеством сотрудников. Для промышленных гигантов он просто необходим, так как помогает навести порядок с бумагами, оптимизировать численность сотрудников и пересмотреть их должностные обязанности.
Несколько востребованных направлений использования:
- Организации общепита: кафе, рестораны, пункты быстрого питания. Сервис ЭДО дает им возможность быстро договариваться с поставщиками, создавать и согласовывать бухгалтерскую документацию, передавать счета-фактуры и накладные.
- Магазины оптовой и розничной торговли. Они могут работать как онлайн, так и офлайн. Сервис ЭДО дает возможность быстрее заключать договоры с контрагентами, а также организовывать всю работу магазина и склада.
- Объекты транспортной и складской сферы. Им приходится постоянно контактировать с десятками организаций, многие из которых работают в других городах и регионах. Сервис ЭДО станет лучшим решением, чтобы оптимизировать бизнес и свести работу с бумажными документами к минимуму.
- Финансовые организации. Это банки, страховые компании, микрофинансовые организации и не только. Сервисы ЭДО помогают навести порядок в документации, чтобы беспрепятственно проходить все государственные проверки.
- Производственные объекты. Любое промышленное предприятие должно контактировать с поставщиками, магазинами для сбыта, складами, государственными органами. Сервисы ЭДО дают возможность значительно ускорить все процессы.
Перечислено только несколько видов организаций, которым выгодно использовать возможности ЭДО для успешной коммерческой деятельности.
Самые популярные сервисы ЭДО
Хотя количество сервисов ЭДО продолжает расти, можно перечислить несколько самых популярных программ которые занимают существенную долю рынка. В их число входят:
- «Контур.Диадок». Это специализированная программа, позволяющая создавать документы и подписывать их без предварительного скачивания. Сервис открывает широкие возможности для работы с бухгалтерской, кадровой и иной документацией. Одним из его преимуществ стало разнообразие тарифных планов.
- СБИС – это один из самых крупных сервисов ЭДО в России. Он представляет собой не одну, а целый комплекс программ, которые могут использоваться при организации документооборота. Его удобно использовать крупным предприятиям, которым важно наладить стабильное взаимодействие между отделами.
- Nopaper – сервис для обмена электронными документами с мобильных устройств. Он предназначен преимущественно для установки на смартфоны и планшеты, чтобы у сотрудников организации была возможность в любой момент подписать документ без загрузки на устройство. Цифровая подпись формируется непосредственно в приложении, она позволяет подписывать самые разные документы.
- Такском – это крупный сервис, ориентированный на обмен, прежде всего, электронными счетами-фактурами. Он подходит организациям, которым нужно часто взаимодействовать с контрагентами на расстоянии.
- 1С-ЭДО – разработка от 1С, обеспечивающая быструю интеграцию электронного документооборота в бизнес-процессы организации. Она пользуется спросом благодаря широкому функционалу удобной работе с различными видами документации. К минусам такого сервиса можно отнести достаточно сложный многофункциональный интерфейс, с ним придется долго разбираться. Кроме того, стоимость продукта «1С» достаточно высока.
Перечислены только некоторые сервисы ЭДО, спектр предлагаемых вариантов намного шире. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, поэтому стоит ориентироваться, прежде всего, на нужды конкретной организации. Перед покупкой и установкой можно предварительно ознакомиться с отзывами других пользователей: они позволят оценить реальное удобство сервиса. Демоверсию модуля «Добыто. КЭДО» можно заказать бесплатно.
Еще один важный момент – выбор подходящего тарифа. Некоторые сервисы предоставляют пробный краткосрочный доступ, который позволит оценить реальные возможности сервиса и разобраться в интерфейсе. Выбор тарифа будет зависеть от количества исходящих документов и масштаба работы организации.
Заключение
- Сервисы электронного документооборота – программы с помощью которых обеспечивается подготовка, изменение, отправка электронных версий различной документации.
- С их помощью можно оптимизировать бизнес-процессы, ускорить работу, значительно сократить затраты на обслуживание офиса и покупку канцтоваров.
- Кроме того, такие сервисы станут удобными помощниками при работе с удаленными сотрудниками и взаимодействии с контрагентами.