Компании всех форм собственности и ИП ведут документооборот – внутренний и внешний. К внутреннему относятся все документы, используемые только внутри организации и ее обособленных структурных подразделениях, а также для предоставления надзорным органам (инспекции по труду, налоговой). Внешний документооборот – информационный обмен с контрагентами (партнеры и клиенты), с государственными фондами и службами. Традиционно внутренний и внешний документооборот ведется на бумажных носителях, хотя все документы и создаются на компьютере. С началом правового регулирования в сфере электронного документооборота на российском рынке появилось много разработчиков (операторов) систем СЭД.
Читайте, зачем нужны системы электронного документооборота, какие есть разновидности, в чем преимущества внедрения СЭД, и как выбрать подходящий сервис.
Определения
Система электронного документооборота (СЭД, система ЭДО) – «коробочное» или «облачное» решение для информационного обмена документами в электронной форме. Представляет собой автоматизированное многопользовательское ПО, в котором стороны обмениваются документами, подписывают их электронными подписями. Гарантом выступает оператор СЭД.
Оператор системы электронного документооборота – юридическое лицо, разработчик СЭД, обладающий достаточными с точки зрения действующего законодательства технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого электронного документооборота между сторонами этого документооборота.
СЭД простыми словами
Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, устанавливаемое на ПК компании, или, что встречается чаще – облачный продукт, т.е. ПО по модели SaaS. В простейшем случае это рабочее пространство, где отображаются входящие и исходящие документы, есть возможность добавлять новые электронные документы, подписывать их, отправлять по заданным маршрутам (как простым, так и сложным – с параллельным или последовательным согласованием). Но, если те же документы в DOCX, PDF или иных форматах можно просто отправить по электронной почте, то зачем тогда приобретать СЭД, оплачивать услуги оператора, внедрять ПО и обучать сотрудников? Все дело в том, что любой документ, отправленный по e-mail или иным образом, с точки зрения российского законодательства не имеет юридической силы – даже, если это отсканированный договор с собственноручной подписью.
Юридическую силу имеют электронные документы, подписанные электронной подписью. В соответствии с Федеральным законом РФ от 06.04.2011 г. № ФЗ-63 при ведении электронного документооборота можно использовать 3 вида электронных подписей:
- Простая (ПЭП). Пример: одноразовый пароль из СМС или всплывающего окошка приложения, связка «логин-пароль» или «логин-пароль-номер мобильного телефона». Подходит для ведения документооборота, не имеющего юридическую силу – ознакомление с какими-то распоряжениями руководителя и др. Предоставляется бесплатно во всех сервисах.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Пример: файл с зашифрованным набором символов, прикрепляемый к документам. Может храниться в облаке, на USB-носителе, в мобильном приложении СЭД. Позволяет идентифицировать пользователя, подписывающего документ, с самим документом. Применяется для внутреннего, кадрового документооборота, обмена документами с контрагентами при условии, что стороны ЭДО признают юридическую силу документа, подписанного УНЭП.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Пример: файл с зашифрованным набором символов, полученным через лицензированные СКЗИ, разрешенные для использования ФСБ России, хранящийся в основном на токене (Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2 SE), а также в облаке и мобильном приложении СЭД. Подходит для всех задач – внутренний и внешний электронный документооборот, участие в госзакупках, сдача отчетности.
Со всеми указанными видами электронных подписей можно работать в модуле «Добыто. КЭДО».
СЭД может быть в виде:
- модуля для интеграция с 1С – необходима при большом документообороте среднему и крупному бизнесу;
- «коробочного» решения – дорогостоящий вариант, но учитывающий все требования конкретной компании (подходит для крупного бизнеса);
- веб-интерфейса – универсальное решение для обмена документами, которое подойдет и ИП, и малому, среднему бизнесу.
Мнение эксперта. На самом деле типов электронных подписей больше, чем указанных в ФЗ-63 3-х видов. Например, руководитель подписывает документы УКЭП юридического лица, а его подчиненные – личной УКЭП с машиночитаемой доверенностью. Можно в отдельные типы выделить УКЭП Госуслуги, УКЭП Госключ, УКЭП ЕГАИС. Ранее были специальные требования к электронным подписям, используемым в отдельных сферах, но часть из них уже отменены – например, до 2022 г. для ФТС нужна была УКЭП со специальными идентификаторами и не экспортируемым закрытым ключом (в настоящее время подходит усиленная квалифицированная электронная подпись без специальных идентификаторов).
Разновидности систем электронного документооборота
В настоящее время под системой электронного документооборота подразумевается, как правило, именно облачное решение для информационного обмена с возможностью подписания документов электронной подписью. Изначально классификация СЭД была следующей:
- Системы делопроизводства. Предназначены исключительно для работы с входящей, исходящей документацией, упорядочивания документооборота, архивного хранения.
- Электронные архивы. Используются только для хранения документов в электронном виде после оцифровки.
- Workflow-системы. Системы ЭДО, предназначенные для автоматизации документооборота и некоторых бизнес-процессов.
- ECM-системы. Системы ЭДО, в которых возможна совместная работа над документами, управление веб-контентом и др. Один из примеров – системы управления персоналом.
Функционал СЭД
Разные системы электронного документооборота имеют различные функции, но общий функционал у них одинаковый. Каждая СЭД должна уметь следующее:
- Создание, подписание и отправка документов. Документы можно загружать с ПК в виде файла формата DOCX, PDF, JPG, выгрузить из используемой учетной системы (к примеру, для кадрового электронного документооборота – из 1С:ЗУП) или создать в редакторе СЭД, если он имеется. Система может проверить корректность заполненных данных перед отправкой. В системе можно сразу подписать документы посредством простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи.
- Хранение документов. Все электронные документы (входящие, исходящие, архивные) хранятся в системе электронного документооборота. В зависимости от выбранной системы возможно хранение как на собственном сервере компании, так и на сервере оператора ЭДО. Для удобства поиска во всех СЭД предусмотрены фильтры – можно найти нужный документ по дате, типу, контрагенту, статусу и пр.
- Отображение статуса. Важная функция, позволяющая одной стороне документооборота узнать, на какой стадии находится обработка электронного документа другой стороной или сторонами. Статусы различные в разных системах, но их суть одинакова: «Не просмотрен», «Просмотрен, но не подписан», «Подписан» и др.
- Маршрутизация. В простейшем случае одна сторона ЭДО отправляет документ для подписания другой стороне, и получает от нее подписанный электронной подписью документ. Такой маршрут подразумевает лишь выбор сотрудника, контрагента, государственный фонд или службу. Чаще же электронные документы нужно отправлять на подписание всем сотрудникам подразделения, нескольким работникам и их непосредственным руководителям. Используются маршруты согласования, которые можно настроить в системе, и пользоваться ими впоследствии как шаблонами.
- Уведомления. Система электронного документооборота способствует автоматизации процессов, поэтому существенное сокращение времени на обработку документов является одним из ключевых факторов. Участникам ЭДО не нужно все время находиться онлайн за рабочим компьютером, ведь при поступлении новых документов, изменении их статуса сотрудники компании, контрагенты будут получать уведомления – на e-mail, по SMS, в мессенджерах.
- Интеграция и выгрузка данных. Популярные системы ЭДО интегрируются с разными учетными системами, включая решения от 1С, CRM-системы. Выгрузка данных, автозаполнение определенной информации в документах на основании этих данных (например, должность, табельный номер, номер мобильного телефона сотрудника из его личной карточки) также помогают ускорить работу с электронными документами.
- Роуминг. Разные СЭД не могут обеспечивать обмен документами между собой – можно лишь договариваться с контрагентами об использовании одной системы, либо вторая сторона документооборота сможет работать с документами без авторизации в СЭД. Это неудобно. Благодаря роумингу решается проблема взаимодействия между разными системами.
- Разграничение прав доступа. На примере системы КЭДО: кадровик может создавать все кадровые документы и шаблоны, подписывать их УКЭП, УНЭП, рядовые сотрудники имеют доступ к шаблонам без права редактирования, могут загружать произвольные документы (служебные записки и пр.), администратор разрабатывает дополнительные модули, интегрирует их в учетную систему, руководитель утверждает, подписывает документы УКЭП. Каждая группа пользователей имеет определенные роли с правами и ограничениями.
Модуль «Добыто. КЭДО» удобен и прост в настройке, но по мере необходимости помощь в этих вопросах окажут специалисты службы поддержки.
Мнение эксперта. Ряд систем электронного документооборота позволяет самостоятельно выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи для сотрудников – удаленно через собственный аккредитованный центр. Обычно этот процесс занимает до 15 минут максимум. Быстро и удобно – не нужно посещать удостоверяющий центр. Более того, в некоторых СЭД эта услуга уже включена в тариф.
Чек-лист выбора СЭД
При выборе системы ЭДО ответьте на следующие вопросы:
- Для каких задач требуется внедрение СЭД – только для внутреннего документооборота с целью его упорядочивания, или для работы как внутри компании, так и с контрагентами, госорганами?
- Какой функционал требуется в системе, и, есть ли у выбранного оператора (разработчика) модульное решение или тарифы, включающие разную функциональность?
- Обеспечивается ли простой доступ в личный кабинет с любого устройства?
- Каким образом осуществляется работа в системе – только веб-сервис или разработчик предлагает модуль для интеграции в учетную систему компании?
- Можно ли работать с контрагентами, не использующими электронный документооборот?
- Где именно будут храниться электронные документы – на собственном сервере или на сервере оператора ЭДО?
- «Коробочное» или облачное решение, или интеграция с учетной системой?
- Можно ли выпускать УНЭП для сотрудников в системе без посещения удостоверяющего центра?
- С какими электронными подписями можно работать в выбранной СЭД?
- Допускается ли использование шаблонов электронных документов?
- Есть ли в системе расширенная возможность для назначения ролей пользователей?
- Каким образом осуществляется тарификация?
Если вы хотите упростить и автоматизировать все кадровые процессы, используйте модуль «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Оценить все выгоды от внедрения системы ЭДО можно только, попробовав ее в действии. Для этого не нужно сразу покупать лицензию – практически все операторы на российском рынке предлагают бесплатный тестовый период. Воспользуйтесь такой версии, сравните несколько систем, оцените их не только по функционалу и стоимости лицензий, но и по удобству работы. Соответственно, при тестировании системы можно точно определиться с ответами на вопросы чек-листа.
Вопросы и ответы
СЭД является обязательной?
Для бизнеса использование системы электронного документооборота не является обязательной, но в те же государственные фонды и службы некоторые документы направляются только в электронной форме. При работе с большим количеством контрагентов, использующих системы ЭДО, компании будет трудно обойтись без внедрения электронного документооборота. Поэтому рекомендуется переходить на ЭДО и внедрять в бизнес-процессы, кадровые процессы СЭД.
Могут ли потеряться документы в системе электронного документооборота?
Нет, документы потеряться не могут. Возможно повреждение, уничтожение информации – например, при форс-мажорных обстоятельствах (пожар в серверной), но, как правило, в системах ЭДО весь документооборот подлежит резервированию (резервному копированию). Если электронные документы хранятся на сервере оператора, то всю ответственность за их сохранность несет именно он. Естественно, это не касается случаев, когда из-за безответственности сотрудников третьи лица смогли получить доступ к системе и электронной подписи.
Как контрагенты узнают, что компания переходит на ЭДО в выбранной системе?
Есть разные способы автоматических уведомлений с целью приглашения контрагентов для работы в СЭД, но наиболее распространенным является отправка по e-mail. Если ЭДО интегрирована с учетной, CRM-системой, то выгрузка контактных данных, наименования юридического лица или ИП, иной информации осуществляется автоматически. Также можно пригласить контрагентов вручную – достаточно ввести их e-mail.
Заключение
- Система электронного документооборота позволяет автоматизировать работу с документами в электронном виде. Внедрение СЭД существенно ускоряет процесс информационного обмена между сторонами документооборота, минимизирует бюрократию, повышает эффективность работы структурных подразделений компании.
- При переходе на ЭДО снижаются затраты на расходные материалы, курьерские услуги, которые необходимы для отправки бумажных документов. Все документы хранятся в системе, и всегда доступны для ознакомления, выгрузки из архива.
- В некоторых СЭД можно выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи, что удобно для работодателя, поскольку по ТК РФ выпуск ЭП – обязанность именно работодателя. Другие системы электронного документооборота могут включать в себя функции HRM-системы. Есть СЭД в модульном исполнении, где каждая компания может выбрать необходимый для нее функционал.