Отдел кадров есть на каждом крупном предприятии. Это структурное подразделение, сотрудники которого занимаются поиском персонала, ведением кадровой документации, а также поиском способов максимально эффективного использования потенциала сотрудников. В больших компаниях, где нет собственного кадрового отдела, эти функции часто совмещает бухгалтерия. В России менеджера по персоналу часто называют кадровиком – этот термин остался еще с советского времени. Однако современный HR-менеджер и кадровик – это сотрудники, выполняющие разные функции.
Читайте, какие процессы включает управление отделом кадров, кто подходит для назначения на должность руководителя, как повысить эффективность управленческих решений.
Что делает отдел кадров? Основные цели и задачи
Основная задача кадрового отдела – это обеспечение предприятия сотрудниками с подходящим уровнем квалификации, которые могут эффективно справляться с поставленными задачами. Для привлечения персонала кадровики могут использовать различные стратегии поисков: это подача объявлений в СМИ, размещение на специальных площадках, таких как HeadHunter, обращение в государственную службу занятости.
Еще одна ключевая задача сотрудников кадрового отдела – обеспечение соблюдения норм Трудового кодекса при взаимоотношениях с сотрудниками. Именно кадровики отвечают за заполнение личных карточек, ведение бумажных и электронных книжек, подготовку различных видов документации.
В своей повседневной работе кадровый отдел решает широкий спектр задач:
- Отбор и наём персонала. Кадровый отдел организует встречи с соискателями, проведение собеседований, просмотр резюме и отбор перспективных кандидатов. Кроме того, он отвечает за соблюдение норм при процедуре трудоустройства сотрудников.
- Подготовка карьерных планов сотрудников. Одна из задач кадрового отдела – построение индивидуальных планов развития работников для максимально полного раскрытия потенциала на пользу компании.
- Анализ текучки кадров на предприятии и выявление ее причин. Если из какого-либо отдела постоянно уходят сотрудники, значит нужно будет искать причину либо в условиях труда, либо в действиях руководителя.
- Подготовка штатного расписания. Это перечень всех отделов и работающих в них сотрудников с указанием уровня квалификации. Если будет выявлено несоответствие сотрудников занимаемым должностям, инспекция труда может наложить крупный штраф.
- Оформление и ведение личных дел сотрудников, предоставлением им справок по запросу.
- Составление графика отпусков сотрудников в организации и дальнейшее отслеживание его соблюдения.
- Проведение своевременных аттестаций персонала, организация курсов дополнительной подготовки. Некоторые направления, например, педагогика или медицина, требуют проводить повышение квалификации сотрудника регулярно, обычно интервал составляет 5 лет.
Перечислены только некоторые обязанности, которыми занимаются кадровик в организации. Можно сказать, что эти специалисты организуют всю работу с персоналом, в том числе отвечают за своевременную подготовку документации. В их обязанности входит работа как с онлайн, так и с оффлайн сотрудниками.
Мнение эксперта. Правильное управление отдела кадров начинается с грамотного подбора специалистов. Российские предприятия испытывают острый дефицит опытных кадровиков, готовых работать с большим объемом документации и выполнять множество разнообразных обязанностей. Кадровый отдел играет важную роль в структуре руководства любой организации.
Чем отличается кадровик от HR-менеджера?
В крупных компаниях могут одновременно работать отдел кадров и отдел по работе с персоналом. Обычно так делают крупные предприятия, которым важно разделить работу с кадровой документацией и набор персонала. Основная обязанность кадровика в таких компаниях – это непосредственно кадровое делопроизводство, то есть работа с документами сотрудников и ведение личных дел.
Кадровик также будет отвечать за составление и контроль соблюдения графика отпусков, за выплату различных пособий, работу с больничными листами и т.д. Однако он освобождается от работы по обеспечению профессионального роста сотрудников. Для этого нанимаются менеджеры по развитию персонала.
Если в компании создано отдельное HR-подразделение, оно будет выполнять следующие задачи:
- Подбор персонала в соответствии с требованиями, предъявляемыми работодателем. HR-специалист отвечает за размещение вакансий, просмотр откликов, изучение резюме и сопроводительные писем. Он организует собеседования с соискателями в соответствии со всей процедурой согласования, установленной в организации.
- Адаптация сотрудников после трудоустройства, разработка правил корпоративной культуры. Правильно организованная адаптация (ее еще называют «онбординг»), помогает избежать напрасных потерь персонала.
- Управление взаимоотношениями в трудовом коллективе. HR отдел может привлекаться к решению конфликтных ситуаций, к решениям вопросов о переводах сотрудников в другие подразделения.
- Разработка методов мотивационного воздействия. HR-специалисты могут заниматься поощрениями, льготами, а также мерами дисциплинарной ответственности. Все их предложения обязательно согласовываются с руководителями подразделений.
- Консультирование сотрудников по всем вопросам работы в организации.
- Составление планов и программ профессионального развития сотрудников и их личностного роста.
Таким образом, кадровик, то есть сотрудник кадрового отдела, занимается преимущественно делопроизводством – заполняет документы и следить за строгим соблюдением норм трудового законодательства. HR-менеджеры больше занимаются подбором персонала для организации и обеспечением успешной адаптации сотрудников. Эйчары в крупных компаниях выполняют распоряжения руководство для организации успешного взаимодействия между сотрудниками и обеспечивают условия для профессионального роста.
Как организовать управление кадровым отделом?
Одно из важных условий успешной работы предприятия – согласованность действий руководства и структурных подразделений, выстраивание четкой иерархии. Специалисты должны четко представлять, чьи распоряжения они выполняют, не должно быть взаимоисключающих приказов от руководителей разных уровней. Управление может быть затруднено, если на предприятии работает и кадровый отдел, и HR-подразделение, которые выполняют похожие обязанности.
Структура управления может быть организована следующим образом:
- Организацию возглавляет директор, который берет на себя всю ответственность за результат принятых управленческих решений;
- Он назначает руководителя HR-подразделения. Этот специалист будет владеть всей информацией о том, что происходит в кадровом подразделении предприятия.
- Руководитель HR-подразделения назначает заместителей по кадровым вопросам и по социальным вопросам. Первый заместитель будет заниматься организацией работы кадрового отдела и ведением делопроизводства, второй – остальными функциями HR-подразделения.
Мнение эксперта. Для каждого специалиста необходимо составить должностную инструкцию, в которой будет перечислен конкретный перечень обязанностей. В результате заместитель будет заниматься только делами своего подразделения и передавать информацию о результатах руководителю HR-подразделения. От него данные будут поступать непосредственно к директору организации для принятия кадровых и других управленческих решений.
Нечеткая структура управления крайне опасна для организации. Она мешает директору получить весь объем информации о кадровой ситуации, в результате могут приниматься неверные управленческие решения. Если же каждый участник руководящей иерархии четко знает свое место в системе и свои обязанности, работа будет намного более эффективной.
Что должен знать и уметь сотрудник отдела кадров?
Работу кадрового отдела и HR-подразделения можно назвать одной из самых сложных среди всех руководящих подразделений предприятия. Специалисты, занимающиеся подбором сотрудников, в итоге обеспечивают результативность всего производства и других бизнес-процессов. Непрофессионализм кадровика может обернуться для предприятия крупными штрафами со стороны сотрудников надзорных органов и судебными исками от сотрудников, права которых были нарушены.
При поиске кадрового специалиста для работы в организации необходимо обратить внимание на наличие следующих знаний и умений:
- Глубокое знание норм российского трудового права, умение вести кадровое делопроизводство. Предприятия предпочитают набирать опытных сотрудников, поэтому у выпускников могут быть проблемы с трудоустройством. Однако некоторые крупные предприятия стремятся выращивать собственные профессиональные кадры. Поэтому они берут на работу стажеров-выпускников и организуют систему наставничества.
- Умение оценивать кадровую структуру предприятия, составлять штатное расписание, выявлять нехватку сотрудников. После обсуждения вопроса с работодателем открываются новые вакансии.
- Знание технологий подбора персонала. Умение создавать и размещать вакансии на профильных площадках, умение проводить собеседование для точной оценки компетенции соискателя.
- Знание правил онбординга. Специалист должен уметь организовать процесс вовлечения нового сотрудника в команду, чтобы помочь ему адаптироваться на новом месте.
- Знание особенностей HR-маркетинга. Сотрудник должен знать, как представить компанию соискателям, чтобы заинтересовать их и подтолкнуть к подаче заявки.
Это только часть необходимы знаний и умений, которыми должны обладать кадровые специалисты. Требования к ним значительно возросли, поэтому найти опытного кадровика будет непросто. Специалист высокой квалификации с большим практическим опытом в разных организациях может рассчитывать на высокий заработок, так как от его работы будет во многом зависеть прибыльность компании.
Кадровая работа с удаленными сотрудниками
Одно из новых умений, которое обязаны приобрести кадровик и HR-специалист – работа с удаленными сотрудниками. Такой персонал не приходит в офис, с ним нужно взаимодействовать только с помощью средств удаленного доступа. При этом в отношении таких сотрудников должны соблюдаться те же нормы трудового законодательства. Если на предприятии работает удаленный персонал, кадровик должен владеть следующими дополнительными навыками:
- Умение находить персонал через интернет без личной встречи на собеседованиях. Переговоры с такими сотрудниками организуются в онлайн-формате, для этого необходимо знать правила организации собеседований через видеочаты.
- Умение работать с каровыми документами на расстоянии. В этом помогает организация на предприятии системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
- Готовность использовать новые формы взаимодействия с сотрудниками для их профессионального роста. Эйчар должен уметь находить онлайн-курсы, организовывать обучение сотрудников, договариваться с ними о необходимости повышения квалификации.
Многие предприятия переходят на новую форму работу и с самими кадровиками. Поскольку в обеих российских столицах сформированы достаточно высокие зарплатные ожидания соискателей, работодателям стало проще искать специалистов в регионах. Это дает возможность найти квалифицированного специалиста с многолетним опытом, который будет работать за меньшую зарплату.
Найм кадровика и работа с ним в удаленном режиме будет возможным только в том случае, если компания перешла на электронную систему документооборота. Однако и в этом случае некоторые документы потребуется подготавливать и пересылать в бумажном виде – это требование законодательства.
Мнение эксперта. Во многих организациях применяется частично удаленная форма организации работы кадровой службы. Трудовые книжки и другие бумажные документы хранятся только в организации – кадровик не может забрать их домой. Однако он может выдавать справки, работать с больничными листами, оформлять прием на работу, отпуска, переводы, находясь дома. В результате такой сотрудник редко присутствует в офисе, но его работу нельзя назвать полностью удаленной.
Перевод кадровой документации в цифровой вид для повышения эффективности отдела
Кадровый цифровой документооборот дает возможность свести количество бумажной документации к минимуму. В результате можно будет организовать полноценный документооборот на расстоянии, это даст возможность работать с сотрудниками из других регионов. Организация заключает с работниками соглашение о переводе на КЭДО: оно будет выгодно обеим сторонам. Персонал получит возможность намного быстрее оформлять справки и другие документы, а кадровая служба будет оперативно справляться с повседневными задачами.
В цифровой вид уже сегодня можно перевести заявления о приеме на работу, локальные нормативные акты, графики отпусков, различные инструкции и другую документацию, с которой кадровику приходится работать каждый день. Можно использовать готовые шаблоны документов, что позволит намного быстрее оформлять кадровую документацию предприятия.
Программы КЭДО также дают возможность настроить маршруты согласования документации, если ей нужно пройти между несколькими отделами и несколькими ответственными специалистами. В результате согласование значительно ускоряется и упрощается.
Цифровой документооборот стал возможным благодаря появлению электронных подписей. Они ставятся на электронную версию документа и блокируют внесение любых изменений. Предприятия заключает соглашение с сотрудниками и контрагентами, чтобы цифровая подпись была приравнена к собственноручной.
Заключение
- Грамотно организованное управление кадровым отделом – важное условие успешной работы предприятия. Это подразделение отвечает за одну из самых важных составляющих рабочего процесса – подбор специалистов, которые будут решать повседневные задачи.
- Кадровый отдел и HR-служба обеспечивают прием, адаптацию и развитие персонала, а также ведение кадрового делопроизводства.
- Относительно недавно появилась возможность перевести его в электронный формат для повышения эффективности работы с документами.