Эффективное кадровое делопроизводство является одним из ключевых факторов успеха любого бизнеса. В данной статье мы подробно рассмотрим основные аспекты этого процесса, которые помогут вам организовать эффективную работу с персоналом и обеспечить успешное развитие вашей компании.
Читайте, какие процессы включает ведение кадрового документооборота, как перейти на электронное делопроизводство по кадрам, на что обратить внимание при выборе программы.
Определение кадрового документооборота и его роль в организации
Кадровый документооборот — это комплекс мероприятий по созданию, обработке и хранению документации, касающейся управления человеческими ресурсами, движения персонала и регламентации трудовых отношений внутри организации.
Основная цель данной системы — обеспечение эффективного регулирования трудовых взаимоотношений между сотрудниками и администрацией, а также гарантирование соответствия законодательству в сфере труда и занятости населения.
Ведение кадрового документооборота позволяет организовать процесс управления персоналом на основе четких правил и процедур, обеспечить соблюдение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а также контролировать выполнение требований законодательства.
Кроме того, правильно организованный кадровый документооборот способствует повышению эффективности работы с персоналом, снижению риска возникновения трудовых споров и конфликтных ситуаций. Для перехода на электронный документооборот рекомендуем выбрать модуль “Добыто. КЭДО”.
Нормативно-правовое регулирование кадрового документооборота в России
Ведение кадрового документооборота в Российской Федерации регулируется рядом нормативно-правовых актов, основными из которых являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — основной законодательный акт, регулирующий трудовые отношения, в том числе вопросы кадрового делопроизводства.
- Федеральные законы и подзаконные акты, такие как “О персональных данных”, “Об электронной подписи”, “О бухгалтерском учете” и другие, которые устанавливают общие правила работы с документами и информацией.
- Локальные нормативные акты организаций, такие как положения о персонале, инструкции по кадровому делопроизводству, приказы и распоряжения руководителя, которые определяют порядок работы с документами в конкретной организации.
Совет эксперта: при организации кадрового делопроизводства важно принимать во внимание требования прочих законодательных норм, которые регулируют трудовые взаимоотношения, а также учитывать международные правовые стандарты, если они применимы к конкретной ситуации.
Кадровое делопроизводство: кто отвечает за его ведение и организацию
За ведение и организацию кадрового делопроизводства в компании обычно отвечает отдел кадров или HR-служба. В небольших компаниях эта функция может быть возложена на одного специалиста, например, кадрового специалиста или офис-менеджера.
В обязанности сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство, входит:
- Разработка и внедрение кадровой политики компании.
- Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников.
- Ведение личных дел сотрудников.
- Организация обучения и аттестации персонала.
- Разработка локальных нормативных актов (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностные инструкции и т. д.).
- Подготовка и оформление трудовых договоров, изменений и дополнений к ним, договоров о материальной ответственности.
- Комплексное управление и администрирование системы трудовых документов, формирование и выдача справок и пр.
- Обеспечение соблюдения в компании требований трудового законодательства и нормативных актов, а также проведение регулярного мониторинга и контроля в данной области.
- Сопровождение и поддержка эффективной работы кадрового учета, включая информационные системы и базы данных, с целью обеспечения надежности, актуальности и целостности информации.
- 10. Подготовка статистической отчетности по кадрам.
Все перечисленные направления реализованы в сервисах модуля “Добыто. КЭДО”.
Совет эксперта: ответственность за организацию и ведение кадрового делопроизводства может быть частично или полностью делегирована сторонней компании, оказывающей услуги кадрового аутсорсинга.
Порядок оформления и хранения документов
Оформление и хранение документов в кадровом документообороте осуществляется в соответствии с определенными правилами и процедурами. Вот основные из них:
- Оформление документов должно быть выполнено в соответствии с установленными требованиями и стандартами, включая использование соответствующих форм, заполнение всех необходимых реквизитов и соблюдение правил орфографии и пунктуации.
- Хранение документов должно осуществляться в специально отведенных для этого местах, таких как архивы, сейфы или компьютерные системы. Документы должны быть систематизированы и доступны для поиска и использования в случае необходимости.
- Сроки хранения документов определяются законодательством и могут варьироваться от нескольких лет до постоянного хранения. По истечении установленных сроков документы уничтожаются или передаются в архив.
- При работе с документацией важно соблюдать правила конфиденциальности и обеспечивать безопасное хранение данных, особенно если речь идет о цифровых документах. Это подразумевает использование сложных паролей, регулярное обновление антивирусных баз и применение других мер предосторожности.
Минтруд России приступил к реализации пилотного проекта по ведению кадрового электронного документооборота (КЭДО) в 2020 году. Проект был успешно внедрен у ряда крупных работодателей. В 2021 году вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, расширяющие возможности использования электронных подписей для удаленных и дистанционных сотрудников.
В ноябре 2021 года Трудовой кодекс пополнился новыми статьями, регулирующими “Электронный документооборот в сфере трудовых отношений”. С сентября 2022 года сотрудники получили возможность ознакомиться с электронными документами по персоналу через портал государственных услуг.
Оптимизация кадровых процессов с помощью электронного документооборота становится одним из главных направлений развития в 2023 году. Вместо того, чтобы ожидать, пока законодательство обязательно потребует полного перехода на электронные способы работы с документами, почему бы уже сегодня не начать улучшать трудоемкие кадровые процедуры?
Электронный кадровый документооборот
Система электронного документооборота в контексте трудовых отношений представляет собой процесс формирования, подписания, использования и сохранения электронных документов в ходе рабочего процесса, без необходимости их физического дублирования на бумаге.
Преимущества электронного кадрового документооборота включают:
- Экономия времени и ресурсов: электронный документооборот позволяет сократить время на обработку и передачу документов, а также снижает затраты на печать и почтовые расходы.
- Снижение риска ошибок: автоматизация процессов позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, таких как опечатки, неправильная интерпретация и потеря документов.
- Простота доступа к документам: электронные документы легко доступны с любого устройства, имеющего доступ в интернет, что упрощает работу с ними.
- Повышение эффективности работы: использование электронного документооборота может улучшить координацию между отделами и сотрудниками, а также повысить общую производительность организации.
- Безопасность данных: электронные документы хранятся на защищенных серверах, что снижает риск потери или кражи данных.
- Гибкость и адаптивность: системы электронного документооборота легко настраиваются под нужды конкретной организации и могут быть адаптированы к изменениям в законодательстве и бизнес-процессах.
Все указанные преимущества для компании реализованы в модуле “Добыто. КЭДО”.
Совет эксперта: таким образом переход на электронный кадровый документооборот может стать одним из лучших решений для оптимизации бизнес—процессов в компании, ведь вы значительно сэкономите время, ресурсы, а также обеспечите большую простоту и эффективность работы.
Пошаговое руководство по кадровому делопроизводству
Для обеспечения оптимального управления кадровыми документами и архивными данными, рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт был утвержден приказом Росстандарта под номером 1185 17 октября 2013 года и вступил в силу 1 марта 2014.Ниже мы опишем ключевые этапы процесса организации кадрового учета в компании.
Этап 1. Разработка нормативно-информационной системы
Для начала работы специалисту по кадрам необходимо определить список нормативных документов, которыми он будет руководствоваться. Этот список включает:
- Трудовой кодекс Российской Федерации — основной документ, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
- Федеральный закон “О персональных данных” от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”.
- Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 14.08.2008 N 424н “Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых профессий рабочих”.
- Приказ Министерства образования и науки РФ от 6 октября 2009 г. N 371 “Об утверждении профессионально-квалификационных групп должностей работников, занятых в сфере образования”.
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).
- Приказ Роструда от 11.12. 2010 N 1112 “Об утверждении формы и порядка ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда”.
Специалистам по кадровому делопроизводству требуется доступ ко всем актуальным законодательным актам и нормативным документам, а также возможность мониторинга изменений в этих данных. В крупных организациях для оптимизации работы с персоналом могут использоваться специализированные HR-системы и программное обеспечение.
Совет эксперта: после определения списка нормативных документов специалист по кадрам должен провести оценку их актуальности и соответствия требованиям организации. В случае необходимости нужно внести изменения или дополнения в эти документы, учитывая специфику деятельности организации.
Этап 2. Ознакомление с учредительными документами компании
Условия занятости и ключевые периоды трудовых отношений директора (генерального директора, совета директоров) обязаны быть четко обозначены в корпоративном документе компании. Сотрудник отдела кадров должен быть своевременно проинформирован об обновлениях в корпоративном документе на случай принятия акционерами компании решений по вопросам персонала.
Этап 3. Назначение директора
После создания нового предприятия, первым шагом является назначение руководителя. После этого, специалист по кадрам обеспечивает последовательную регистрацию документов. При проверке предприятия, контролирующие органы уделяют пристальное внимание нумерации документов, чтобы исключить вероятность создания документов “задним числом”.
Этап 4. Создание списка кадровой документации для ведения учета
На начальном этапе создания системы кадрового управления особенно важно подготовить стандартный набор документов, необходимых для эффективного администрирования персоналом.
Стандартный пакет кадровых документов, необходимый для полноценной работы компании, включает в себя:
- Правила внутреннего распорядка.
- Штатное расписание.
- График отпусков сотрудников.
- Документы, обеспечивающие защиту конфиденциальной информации работников.
- Организационную структуру компании с учетом кадровых вопросов.
Обязательный пакет документации для каждого работника включает в себя базовые первичные учетные документы и регистры, такие как:
- Трудовые контракты и соглашения.
- Реестр учета движения личных дел сотрудников.
- Графики рабочего времени и табели учета отработанного времени.
- Персональные досье сотрудников.
- Организационные распоряжения и административные указания, которые обычно хранятся вместе с исходными документами, послужившими основанием для их формирования (заявления, оперативные записки, протоколы и т.п.).
- Профессиональные обязанности и дополнительные документы, необходимые для выполнения служебных функций.
- Журналы учета ревизий и проверок, проводимых контролирующими органами и инстанциями.
Помимо этого, в некоторых случаях могут издаваться:
- Коллективное соглашение.
- Правила и положения о стимулирующих выплатах, аттестациях, обеспечении сохранности коммерческой тайны и т.д.
Все перечисленные документы являются обязательными для организации и должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами.
Этап 5. Согласование кадровых документов и их бланков с руководителем предприятия
При обнаружении недостатков в оформлении кадровой документации специалист по кадрам должен произвести корректировку и согласовать обновленные версии документов.
Этап 6. Назначение ответственного за ведение и учет трудовых книжек
Можно определить одного кадровика, которому будут делегированы обязанности по управлению и сопровождению трудовых книжек, либо же можно привлечь отдельного специалиста, компетентного в области обработки, сохранения учета трудовых и сопутствующей документации.
Этап 7. Наем сотрудников
Это заключительный этап процесса организации кадрового учета. В рамках этого этапа на каждого нового сотрудника формируется пакет кадровых документов, обычно включающий трудовой контракт, приказ о найме (по желанию), должностные инструкции; происходит принятие трудовой книжки (если сотрудник решил сохранить бумажную версию), заполнение личной карточки, подписание соглашения о защите персональных данных. Затем разрабатываются и оформляются дополнительные кадровые документы, регулирующие нормирование рабочего времени, расчет и выплату зарплаты, учет отпусков, оформление больничных листов, командировок и так далее.
Заключение
- Грамотное кадровое делопроизводство — это залог успешного функционирования любой компании. Оптимизированный процесс кадрового учета позволяет избежать санкций и нареканий со стороны проверяющих органов, и в этом контексте цифровой кадровый документооборот является наиболее подходящим решением.
- Применение автоматизированных систем и передовых технологий в управлении кадрами позволяет сократить издержки на оформление документации, минимизировать возможность ошибок и улучшить производительность работы отдела кадров.